Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить возврат от покупателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве нет прямого указания, что возврат стоимости товара будет осуществлен только при подаче письменного заявления. Но такая практика очень распространена. Заявление нужно написать покупателю, который хочет возвратить товар. В противном случае, ему может попасться недобросовестный продавец, который примет его заявление в устной форме, а по истечении срока, указанного в законе, откажется от возврата денег.
Возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету: проводки
Порядок отражения возврата в бухгалтерском учете у продавца будет зависеть от того, какой товар был возвращен, бракованный или нет.
Для примера рассмотрим ситуацию, приведенную в примере заявления: возвращена обувь стоимостью 5400 рублей. Стоимость обуви включает в себя НДС, который нужно отразить отдельно. НДС будет составлять 900 рублей (20%).
При возврате денег за товар безналичным способом нужно сделать следующие проводки:
-
Дебет 41 Кредит 62 — 4500 руб., возвращенный товар оприходован;
-
Дебет 19 Кредит 62 – 900 руб., учтен НДС при возврате;
-
Дебет 62 Кредит 51 – 5400 руб., возвращены денежные средства на карту покупателя.
В случае если был возвращен брак, то нужно сторнировать ранее сделанные проводки:
-
СТОРНО Дебет 62 Кредит 90 – 5400 руб., уменьшена выручка;
-
СТОРНО Дебет 90 Кредит 41 – 4500 руб., уменьшена себестоимость товара;
-
СТОРНО Дебет 90 Кредит 68 — 900 руб., уменьшен НДС;
-
Дебет 62 Кредит 51 – 5400 руб., возвращены средства на счет покупателя.
Оплата была с карты, а при возврате товара деньги вернули наличными. Так можно?
Можно ли вернуть деньги покупателю при оформлении возврата наличными, если оплата была с карты? Не будет ли чего магазину за это?
«Администратор-кассир сделала возврат по кассе наличными, а должна была вернуть на карту, так как оплата была с карты. Какие последствия на практике?».
Вот что в комментариях отвечают:
«Ничего страшного. В Законе о защите прав потребителей вообще нет нормы, что при оплате картой возврат только на карту. кстати, в качестве покупателя неоднократно нагибала магазины на эту тему».
Другой комментатор поясняет, что главное, чтобы возврат был тому, кто оплатил.
«Главное, на мой взгляд, чтобы возврат был сделан именно тому лицу, кто произвел покупку и чьей картой была произведена оплата».
Правда, вопрос, а как определить, что именно этому человеку принадлежит данная карта? Фамилия и имя на карте не совсем дает принадлежиность, тезок много. Разве что покупателю договор с банком с собой таскать?
Более информативный комментарий, делятся опытом со стороны продавца:
«Карта может уже и не быть активной. Мы стараемся возвращать тем же способом, которым было поступление, но если клиент просит, возвращаем как ему удобнее. И на другую карту/реквизиты (создаём ПП, не через терминал) и наличными. Но это больше в качестве исключения. И сама я тоже в магазине прошу возвращать как мне удобнее. Главное — заявление покупателя, чек на возврат и документы подтверждающие первоначальную оплату и возврат».
Еще обращают внимание на бухгалтерскую составляющую:
«Можно вернуть наличными. Просто правильно сделать проводки списания средств с безнала, чтоб приход не висел и не пошёл в реализацию».
А кто-то считает, что как заплачено, так и возвращать нужно:
«Последние разъяснения диктуют, что если клиент оплачивал наличными, то наличными и нужно вернуть, если оплата была по безналу, то возвращаем на карту. Другой порядок возврата можно выбрать по личному заявлению клиента».
Правда, ссылку на разъяснения комментатор не дал. Вообще, везде пишут, что рекомендовано возвращать тем же путем, которым была оплата. Но договориться с клиентом тоже никто не запрещает.
Можно ли вернуть деньги за товар наличкой, если оплачивали картой
Иногда бывает так, что покупатель при возврате товара хочет получить деньги наличкой, хотя оплачивал его банковской картой. Сотрудники магазина в таком случае отвечают, что возврат тоже должен быть на карту и просто отдать наличку из кассы магазина они не могут.
Формально они правы. Дело в том, что Центральный банк указал, что торговые точки могут отдать покупателю наличку из кассы только в том случае, если он расплачивался тоже наличными деньгами. Но при этом Закон не запрещает магазину снять деньги с расчетного счета и отдать их покупателю.
Также можно вернуть человеку наличку, поступившую не от продажи товаров (например, возврат подотчетных сумм, ранее выданных работнику). На практике сделать это трудно ― потребуется много времени и придется оформлять дополнительные документы. Проще оформить возврат на карту, поэтому магазины так и делают.
Но если судить строго по закону, то требовать у магазина возврат налички можно, даже если вы платили за товар картой.
Почему нельзя вернуть денежные средства наличными
Несмотря на то, что закон разрешает использовать этот способ, продавцы редко отдают деньги наличными, если товар был куплен при помощи банковской карты. Это связано с тем, что вся информация о продажах автоматически вносится в онлайн-кассы. Из этих сведений составляется налогооблагаемая база, которая передается в налоговую службу.
Изъятие наличных денег из оборота налоговики могут посчитать обналичиванием. Это является противозаконным, и деятельность магазина будет остановлена, а собственник оштрафован. Чтобы избежать таких последствий, продавцу потребуется писать объяснительную в налоговую службу по каждому случаю.
Кроме этого, подобные операции должны быть внесены в систему бухгалтерского учета деятельности магазина. Это создает дополнительные риски для компании. Поэтому возврат наличных при покупке по карте осуществляется в исключительных случаях, когда у клиента нет действующей карты или открытых банковских счетов.
Условия возврата денег на карту
Если покупатель решает вернуть товар, оплаченный банковской картой, то закон не позволяет выплатить ему сумму покупки наличными — возврат должен быть осуществлен тем же способом, которым была произведена покупка.
При возвращении товара в тот же день продавец может просто отменить проведение операции — в таком случае деньги автоматически вернутся на карту клиента. Если же после покупки прошло некоторое время, то Процедура возврата будет выглядеть следующим образом.
Для оформления возврата клиент обязан предоставить выданные ему при покупке чеки совместно с заявлением о возмещении, копией паспорта и платежным инструментом — то есть банковской картой, с помощью которой покупка была оплачена.
ТСП отправляет запрос о возврате в банк-эквайер, и тот направляет необходимую сумму обратно в банк-эмитент. Точный порядок возмещения должен быть прописан во внутрибанковских правилах и может различаться для разных кредитных организаций.
Возмещение выплачивается на карту покупателя или, если карта по каким-либо
причинам недоступна, на банковский счет держателя карты.
Пошаговая процедура возврата денег
Условия возврата денежных средств за товар описывается в письме ЦБ РФ №112-Т. Судебная практика полностью на стороне указанных в письме правил. Пока в судебном производстве не было дел, которые бы не встали на сторону положений законодательства в части возвратов.
Этапы возврата денежных средств на карточный счет покупателя:
- покупатель пишет заявление, в котором описывает причины, по которым желает сдать товар, а также обязательно указывает реквизиты банковской карты, на которую нужно зачислить уплаченные за товар деньги;
- продавец запускает операцию возврата на терминале и выдает покупателю чек, на котором будет указано «возврат»;
- продавец обязан направить в обслуживающий банк информацию об осуществленном возврате посредством электронного журнала или реестра платежей.
Что должен предоставить покупатель для возврата:
- непосредственно сам товар;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ);
- карту, которой рассчитывался;
- кассовый чек;
- заявление на возврат.
Если все же есть необходимость вернуть денежные средства не на ту карту, которой покупатель рассчитался в момент приобретения товара, реквизиты другой карты нужно указать в заявлении. Но самое главное – собственником счета должен являться сам покупатель, а не третье лицо.
Откуда магазины берут деньги для возврата
Источников средств для может два: в первом случае – это балансный счёт, на котором задерживаются деньги и резервный счёт магазина. Сложные ситуации с возвратом могут появится в реальных и Интернет-магазинах. Не зависимо от этого закон действует для всех одинаково.
И у вас есть полное право вернуть любую покупку в течении 2 недель с момент выкупа. Где берутся деньги для этого – этим вопросом должны заниматься сами продавцы. И решать ситуацию совместно с покупателем.
Если вас устраивает условия возврата, то вы можете согласиться или отказаться от предложенных вариантов. Гарантия или другие условия возврата могут составлять и больший срок. В этом случае карта могла быть утеряны/закрыта покупателем.
Даже в этом случае вы можете рассчитывать на получения средств. Не обязательно указывать ту же карту, с которой были списаны деньги. В условиях возврата говорится о том, что карта должна быть оформлена на имя покупателя.
Поэтому смело можно предоставлять магазину другую карту с вашим именем.
Пошаговая инструкция возврата товара с последующим зачислением средств на карту
Случается, что недобросовестные продавцы не желают удовлетворять просьбу вернуть средства на карту. Если у покупателя имеются все основания, чтобы требовать свои деньги обратно, продавец обязан удовлетворить данное заявление, вне зависимости от способа оплаты товара.
При возникшей необходимости сделать возврат товара, положено:
- Явиться в магазин не позднее двух недель со дня покупки, в случае с вещью надлежащего качества или в течение всего гарантийного срока, если товар бракован.
- Показать чек с банковского терминала или кассового аппарата.
- Предъявить копию паспорта.
- Написать заявление о возврате.
- Продавец должен в 2-х экземплярах составить накладную на примере ТОРГ-12, указав в графе «получатель» данные магазина, а в графе «отправитель» — данные покупателя.
- Если был обнаружен брак, обе стороны должны осмотреть изделие и составить соответствующий акт.
- Продавец может попросить номер карты, для дальнейшей передачи этих данных в бухгалтерию.
Заявление о возврате необходимо писать на имя директора торгового учреждения. В нем прописываются данные недовольного потребителя, наименование товара в соответствии с чеком, его стоимость и причина возврата. В документе важно указать суть требования и номер счета карты, с которой производилась покупка.
Заявление о возврате является для налоговых органов подтверждением того, что часть выручки была возвращена покупателю, а не использована не по назначению.
Как на онлайн-кассе оформить частичный возврат?
Если клиент хочет обменять или вернуть продавцу не все приобретенные позиции, тогда работник обязан провести по онлайн-кассе частичный возврат, также как делает это при обратном получении всей покупки. Только в фискальном документе сотрудник указывает не всю ранее уплаченную сумму, а только стоимость изделий, которые поступают обратно в магазин.
Как сделать возврат по онлайн-кассе при безналичной оплате?
Если платеж был произведен на банковский счет, тогда кассир формирует кассовую квитанцию с признаком расчетной операции «возврат прихода» и формой расчета «электронные платежные средства», другими обязательными элементами, предусмотренными законодательством России.
Иногда посетитель, который ранее оплатил покупку наличностью, принеся ее назад, просит перечислить деньги на банковский счет. Как оформлять возврат денежных средств по онлайн-кассе в этом случае?
Сотруднику, кроме неподошедшего товара, необходимо получить у конечного потребителя заявление с просьбой перевести деньги на счет. В заявлении нужно указать сведения для оплаты: номер счета (карты), наименование банка и прочее. После этого формируют возвратный ФД с вышеописанными реквизитами.
Как сделать возврат прихода по онлайн-кассе на законных основаниях: документальное оформление
Невзирая на то, что для покупателя алгоритм действий достаточно прост и практически не требует прикладывания усилий, продавцу приходится дополнительно подготавливать немало бумаг, чтобы в последующем не возникло проблем с налоговой службу. Среди них могут быть:
-
Фискальные документы, то есть созданные непосредственно на ККТ. К ним относятся все кассовые чеки, в том числе те, что были сделаны с целью коррекции сведений.
-
Оправдательные – подтверждающие правомерность совершения процедуры. Ими могут стать заявление от покупателя, акт сдачи приобретенного ранее изделия, гарантийное письмо.
-
Кассовые, которые создаются для учета всех сделок, проводимых в торговой точке. К ним относятся приходные и расходные бумаги, кассовая книга.
С внедрением нововведений в законы о торговой деятельности формировать подобные отчеты стало проще, так что делать это следует в обязательном порядке, что в случае необходимости предоставить в налоговую службу.
Правила расходования поступивших в кассы наличных денег за проданные товары
В соответствии с Указанием Банка России от 09.12.2019 N 5348-У «О правилах наличных расчетов» участники наличных расчетов вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги за проданные ими товары, выполненные ими работы или оказанные услуги на следующие цели:
- выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
- выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
- выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
- оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдача наличных денег работникам под отчет;
- возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.
Возврат денег при ошибке кассира
От технических ошибок никто не застрахован, поэтому кассиры должны знать, как сделать возврат по онлайн-кассе, если в чеке был указан неправильный товар. В этом случае в программе выбирается операция «Возврат прихода», указывается номер неверного чека, и производится его отмена. Конкретные клавиши и меню могут отличаться в зависимости от модели кассового оборудования.
В результате на печать выводится чек с признаком «Возврат прихода». После этого продавец обязан вернуть покупателю деньги. Если же фактический расчет еще не был произведен, то кассир просто пробивает новый правильный чек и берет у клиента нужную сумму.
Для налоговой инспекции желательно взять с продавца объяснительную записку с причинами возврата средств, даже если то была обычная техническая ошибка.
Что нужно, чтобы сделать возврат
Алгоритм действий сотрудника розничного магазина при возврате товара такой.
Рассмотрим такой пример: Мария купила сумку, пришла домой и увидела, что она не подходит по цвету к туфлям. Качественную сумку по закону можно вернуть в течение 14 дней со дня покупки. Так как Мария купила ее 15 июня, а сдала обратно в магазин 16 июня, значит, продавец должен вернуть за нее деньги.
Подробно разберем каждый шаг.
Покупатель заполняет заявление на возврат товара. В нем указывает паспортные данные, наименование товара, причину возврата, сумму товара и номер чека.
Такое заявление — основание для возврата некачественного товара. Если товар качественный, заявление не обязательно. Но советуем его запросить и в этом случае.
Форму заявления на возврат товара можно подготовить заранее. Можете воспользоваться нашим шаблоном: сохраните копию в свои «Гугл-документы». Голубым выделили поля, которые должен заполнить продавец, а желтым — покупатель при возврате.
Решение о возврате денег принимает директор или другое уполномоченное лицо, например, замдиректора или старший продавец, и ставит отметку об этом на заявлении.
Продавец принимает заявление и на кассе формирует чек на возврат. Если покупатель возвращает некачественный товар, то сначала продавец может провести за свой счет экспертизу. Если экспертиза подтвердит брак, продавец должен оформить возврат товара и вернуть деньги.
Экспертизу проводить не обязательно — это остается на усмотрение предпринимателя. Если видно, что у товара заводской брак — например, подошва у кроссовок отвалилась в течение 10 дней после покупки, деньги можно вернуть и без затрат на экспертизу. Но если вам кажется, что брака нет, а покупатель настаивает на обратном, экспертиза может помочь выяснить, кто прав и стоит ли оформлять возврат.
Чек на возврат внешне похож на обычный кассовый чек, но признак расчета в нем — «возврат прихода». Этот реквизит чека означает, что клиент вернул товар, а магазин вернул деньги клиенту. Чек можно распечатать или отправить покупателю на электронную почту.
Чек с признаком «возврат прихода» выглядит так:
Продавец заполняет накладную на возврат. Не имеет значения, какой товар возвращает покупатель: качественный или некачественный. Накладная подтвердит, что товар приняли, а деньги вернули.
Форму накладной продавец разрабатывает самостоятельно. Накладную надо составить в двух экземплярах, подписать оба у покупателя и передать ему один экземпляр.
Можете воспользоваться нашим шаблоном: сохраните копию в свои «Гугл-документы». Голубым выделили поля, которые должен заполнить продавец, а желтым — покупатель при возврате.
После того как покупатель подписал накладную на возврат, нужно вернуть деньги.
Продавец возвращает деньги за товар. Если товар был оплачен банковской картой, деньги перечисляют на любую банковскую карту покупателя — не обязательно использовать ту, которой клиент рассчитывался при покупке. Если товар был оплачен наличными, деньги можно вернуть из кассы или перечислить на банковскую карту покупателя:
Срок в обоих случаях отсчитывается с того дня, когда покупатель написал заявление на возврат.
Если в онлайн-кассе не хватает наличных для возврата, магазин может снять деньги с расчетного счета и внести в кассу, но это поддерживают не все модели ККТ. Главное — не нарушить срок возврата: три и десять дней.
Можно отложить расчет до появления денег в кассе — на это дается десять дней. Но если в этот срок продавец не успеет вернуть деньги, он обязан заплатить покупателю пени за задержку.
Покупатель должен прийти с чеком и паспортом. Если речь идет о взаимодействии между кассиром и покупателем, товарные возвраты через онлайн-кассы начинаются с оформления заявления. Покупатель пишет заявление в произвольной форме, однако в нем обязательно должны быть зафиксированы его ФИО, паспортные данные, причина отказа от покупки, стоимость покупки, дата обращения и подпись.
Некоторые магазины заранее печатают бланки таких заявлений, чтобы избежать ошибок при оформлении. После того, как покупатель заполнил бланк, кассир обязан сверить корректность указанных в заявлении паспортных данных и реквизитов чека.
Многие предприниматели задаются вопросом: как оформлять возвраты по онлайн-кассам, если чек не сохранился, например, был покупателем потерян. В этом случае необходимо восстановить сведения о покупке с фискального регистратора и указать в заявлении, что чек утрачен.
Чтобы надежно сохранить все сведения о проведенных покупках, рекомендуем приобрести кассовый аппарат АТОЛ 25Ф. Этот фискальный регистратор полностью соответствует требованиям 54-ФЗ и отличается сверхбыстрой скоростью печати — до 250 мм/сек.
Обратите внимание, что забирать чек у покупателя не нужно (хотя многие это делают), достаточно сделать копию. Написанное покупателем заявление на возврат денег является для ФНС действенным подтверждением того, что деньги действительно были возвращены клиенту, а не были изъяты предпринимателем с целью избежания налогов.
Оформление накладной на возврат товара
Поскольку единого стандарта для бланка накладной на возврат товара в онлайн-кассе не существует, предприниматель может самостоятельно разработать образец и использовать его в подобных ситуациях. Накладная оформляется в двух экземплярах и подписывается двумя сторонами: одна— покупатель, вторая — продавец.
Печать чека на возврат товара в онлайн-кассе
После написания заявления покупателем, подтверждения факта покупки, оформления накладно печатается чек возврата. Единственное отличие чека возврата от обычного чека заключается в том, что в чеке возврата в поле «признак расчета» указывается не «приход», а «возврат прихода», т.е. оформляется такой же чек, как вы видели выше на картинке с примером.
Передача денежных средств покупателю
После того, как все документы подготовлены и подписаны, осталось только вернуть уплаченные им за товар деньги в наличном расчете. Если возврат происходит только частично (например, покупатель купил рыбу, молоко и тапочки, хочет вернуть тапочки), то вся процедура идет по такому же алгоритму, в заявлении прописывается наименование и количество товара и сумма возврата.