Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.
Учет проездных документов
Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:
- маршрут-квитанция электронного авиабилета (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
- купон электронного железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).
Приобретение ГСМ по договору поставки
В большинстве случаев договоры поставки заключают организации, имеющие значительное количество служебного транспорта. Ведь для доставки ГСМ, в случае осуществления ее собственными силами, и хранения топлива необходимы дополнительные затраты: специализированный транспорт, емкости для хранения.
При организации учета поступления и расходования топлива целесообразно воспользоваться нормами Инструкции о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР, утвержденной Госкомнефтепродуктом СССР 15.08.1985 N 06/21-8-446.
При поступлении на предприятие нефтепродуктов материально ответственные лица обязаны: проверить их соответствие по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя; обеспечить полный слив нефтепродуктов, а по окончании слива осмотреть транспортные резервуары (цистерны) для проверки полноты слива; своевременно оприходовать поступившие нефтепродукты.
Принятие нефтепродуктов к учету производится на основании сопроводительных документов поставщиков (накладная, счет-фактура, акт передачи) или актов о приемке материалов (ф. N М-7). Чтобы имелись основания отнести на вычет НДС по приобретенному топливу, необходимо наличие счета-фактуры, оформленного в соответствии с требованиями налогового законодательства.
Рассмотрим на примере 1, как отражается в учете приобретение ГСМ по договору поставки с условием отсрочки платежа, а на примере 2 — по договору поставки с условием предоплаты.
Пример 1. Автопредприятие, имеющее соответствующие условия хранения, приобретает ГСМ по договору поставки. Доставка осуществляется транспортом поставщика.
В декабре 2010 г. автопредприятием были получены ГСМ на сумму 135 700 руб. (в том числе НДС — 20 700 руб.).
В учете произведены следующие бухгалтерские записи:
Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
115 000 руб.
приняты к учету ГСМ, полученные от поставщика;
Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
20 700 руб.
отражен НДС, выделенный в счете-фактуре, выданном поставщиком;
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»
К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
20 700 руб.
налог на добавленную стоимость по оприходованным ГСМ отнесен на вычет при расчетах с бюджетом;
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
135 700 руб.
произведена оплата полученных ГСМ.
Пример 2. Предприятие в январе 2011 г. произвело предоплату топливной компании в сумме 95 000 руб. за ГСМ, которые поставлены в феврале 2011 г. на сумму 92 040 руб. (в том числе НДС — 14 040 руб.).
В учете произведены следующие бухгалтерские записи:
— в январе:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Авансы выданные»,
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
95 000 руб.
произведена предоплата за ГСМ;
— в феврале:
Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Расчеты по договорам поставки»,
78 000 руб.
приняты к учету ГСМ, полученные от поставщика;
Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Расчеты по договорам поставки»,
14 040 руб.
отражен НДС, выделенный в счете-фактуре, выданном поставщиком;
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»
К-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»
14 040 руб.
налог на добавленную стоимость по оприходованным ГСМ отнесен на вычет при расчетах с бюджетом;
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Расчеты по договорам поставки»,
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Авансы выданные»,
92 040 руб.
зачтена часть аванса.
Механизм приобретения ГСМ по талонам
Предприятие заключает с организацией-поставщиком соответствующий договор, в рамках которого производит перечисление денежных средств. На перечисленную сумму поставщик выдает талоны, по которым можно произвести заправку транспорта.
Отпуск талонов предприятиям оформляется накладной, один экземпляр которой вручается получателю талонов. Лица, получившие талоны, обязаны в тот же день сдать их вместе с накладной нефтебазы материально ответственному лицу, назначенному приказом руководителя предприятия, для принятия к учету и хранения.
Талоны могут быть разных видов: на одних талонах проставляется только общая сумма, на которую может быть произведена заправка, другие могут содержать указание количества топлива, которое можно заправить. Также на талонах может быть указана как цена, так и количество заправляемого топлива. В специальной литературе можно встретить условное название описанных талонов — «денежные» и «литровые».
Как правило, приобретение «литровых» талонов означает для предприятия, что оно получит топливо в оговоренных количествах — согласно количеству, проставленному на талонах, независимо от изменения цен на топливо.
Методология учета талонов недостаточно ясно описана в нормативных актах, в результате чего в профессиональной литературе можно встретить различные варианты учета талонов. Однако в части учета «литровых» талонов большинство специалистов дают сходные рекомендации: такие талоны должны быть отражены на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (пример 4).
Пример 4. Предприятие, заключив договор со специализированной фирмой и уплатив 44 000 руб., приобрело 10 талонов на получение бензина. Причем каждый талон предназначен для заправки 200 литров бензина.
В учете предприятия были произведены следующие записи:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Авансы выданные»,
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
44 000 руб.
произведена предоплата за ГСМ;
Д-т сч. 006 «Бланки строгой отчетности»
10 руб. (1 x 10)
полученные талоны на бензин отражены в составе бланков строгой отчетности.
По факту получения топлива по талонам:
Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Расчеты по ГСМ, приобретаемым по талонам»,
44 000 руб.
приняты к учету ГСМ, полученные по талонам;
К-т сч. 006 «Бланки строгой отчетности»
10 руб. (1 x 10)
списаны с учета талоны на бензин, по которым были получены ГСМ;
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Расчеты по ГСМ, приобретаемым по талонам»,
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсч. «Авансы выданные»,
44 000 руб.
зачтен ранее уплаченный аванс.
В отношении учета «денежных» талонов единодушия у специалистов не наблюдается. Приходится сталкиваться с рекомендациями учитывать такие талоны на счете 10, субсчет «Топливо по талонам». На наш взгляд, такой вариант отражения расходов неудачен, так как при его использовании нарушается принцип бухгалтерского учета, в соответствии с которым тот должен быть точным и реальным.
Ведь до момента получения ГСМ отражение талонов на счете 10 будет необоснованным, поскольку фактически никаких материальных ценностей предприятие еще не получило. Поэтому увеличение показателя по счету 10 на стоимость полученных талонов будет вводить пользователей бухгалтерской отчетности в заблуждение.
Другое дело, если речь идет о переходе права собственности на ГСМ в момент передачи талонов. При этом поставщик передает покупателю весь комплект необходимых документов (накладную, счет-фактуру и т.п.), поэтому считается, что предприятие получило в собственность горючее, которое находится пока еще на складах продавца. В этом случае, на наш взгляд, можно принять к учету само топливо, задействовав счет 10.
Второй вариант учета основан на том, что «денежные» талоны являются помимо всего прочего денежными документами. Для их учета План счетов предусматривает счет 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы» (пример 5).
Пример 5. Предприятие, заключив договор со специализированной фирмой и уплатив 44 000 руб., приобрело 10 талонов на получение бензина. Причем каждый талон предназначен для заправки на сумму 4400 руб.
В учете предприятия произведены записи:
Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
К-т сч. 51 «Расчетные счета»
44 000 руб.
произведена оплата талонов на ГСМ;
Д-т сч. 50 «Касса», субсч. «Денежные документы»,
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
44 000 руб.
отражено поступление денежных документов — талонов на ГСМ.
Предположим, что один из талонов был выдан водителю и тот произвел заправку на сумму 4400 руб.
В учете будет сделана следующая запись:
Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,
К-т сч. 50 «Касса», субсч. «Денежные документы»,
4400 руб.
приняты к учету ГСМ, полученные по талону.
Активное внедрение в нашу жизнь пластиковых карт не обошло и торговлю горюче-смазочными материалами. Зачастую топливные талоны уже далеко не те, что были несколько лет назад. Сейчас все чаще используются магнитные или чиповые карты, которые более надежны, просты в применении. Они носят различные названия — топливные пластиковые карты, магнитные карты и т.п. Эти карты все больше входят в повседневную жизнь, так что зачастую молодые сотрудники даже не знакомы с таким термином, как «талоны на ГСМ».
Особенности перечисления денежных средств на пластиковые карты будут зависеть от специфики работы топливной организации. Денежные средства могут перечисляться общей суммой с предоставлением дополнительного списка от организации-покупателя, содержащего перечень номеров карт и суммы, которые должны быть в пределах перечисления зачислены на конкретную карту. А при небольшом количестве топливных карт возможно и указание в самом платежном поручении номера конкретной пластиковой карты, на которую поступят деньги.
Сами пластиковые карты без денежных средств на них не являются денежными документами.
На наш взгляд, позиция некоторых бухгалтеров, которые пытаются включить стоимость приобретенной карты в стоимость приобретаемого бензина, является ошибочной. В первую очередь потому, что не понятна методология включения стоимости карты в стоимость ГСМ. Самый простой вариант отнесения стоимости карты в стоимость первой приобретенной партии противоречит экономической логике. Представляется, что сразу списывать стоимость карт в затраты предприятия также нельзя.
С нашей точки зрения, «пустые» пластиковые карты должны быть приняты к учету в составе материалов с выбором соответствующего субсчета, согласующегося со спецификой предприятия.
Нередко топливные карты закрепляются за конкретными работниками, которые и отвечают за них. На наш взгляд, при зачислении денежных средств на карту нерационально ведение учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», это значительно осложнит учет. Дело в том, что карты могут передаваться из рук в руки, и в какой-то момент времени бухгалтер сам не будет знать, каков остаток денежных средств на карте.
Более предпочтительным представляется учет «полных» топливных карт аналогично талонам на ГСМ на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы».
Правила учета ГСМ: проводки
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Покупка ГСМ по топливным картам и талонам | ||
| Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса | 60, субсчет «авансы выданные» | 51 |
| Принятие к вычету НДС с выданного аванса | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 76 |
| Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). | 10 | 60 |
| Отражение НДС по ГСМ | 19 | 60 |
| Принятие к вычету НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
| Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса | 76 | 68, субсчет «расчеты по НДС» |
| Покупка ГСМ за наличные | ||
| Выдача денег под отчет на покупку ГСМ | 71 | 50 |
| Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя | 10 | 71 |
| Отражение НДС по приобретенным ГСМ | 19 | 71 |
| Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ
Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?
Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.
Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?
Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Как оформить топливную карту
Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.
Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.
1. Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.
2. После того как организация перечислила аванс, ей выдают топливную карту с pin-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.
3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет организации-покупателю:
- счет-фактуру;
- акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
- подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним?
Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включаются в состав расходов организации.
Для удобства используем числовой пример.
Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была оплачена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрасходованными в бензобаке автомобиля.
Пример расхода на ГСМ
Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО «Зима» под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.
Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.
Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.
3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. НДС не рассматриваем для простоты.
1, 2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина.
Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.
С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел следующие записи в карточке водителя:
|
Дата |
Приход |
Расход |
Остаток |
||||||
|
количество |
цена |
стоимость |
количество |
цена |
стоимость |
количество |
цена |
стоимость |
|
|
Остаток на 01.04 |
18 |
10 |
180 |
||||||
|
01.04 |
7 |
10 |
70 |
11 |
10 |
110 |
|||
|
02.04 |
10 |
10 |
100 |
1 |
10 |
10 |
|||
|
03.04 |
20 |
11 |
220 |
11 |
10,95 |
120,48 |
10 |
10,95 |
109,52 |
Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам
Определение топливной карты мы уже давали в одном из предыдущих пунктов. Рассмотрим какие бывают их виды.
Их различают по наличию ограничений:
| Лимитированные | Установлено определенное количество средств, которые необходимо использовать за определенный период |
| Не лимитированные | Пользование средствами, внесенными на карту.Не ограничено их величиной и временем применения |
Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам — НалогОбзор.Инфо
В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов).
Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст.
458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля.
- Если право собственности на ГСМ переходит в момент оплаты, откройте к счету 10 субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». На дату оплаты сделайте проводку:
- Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60
- – приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).
- По мере фактического отпуска ГСМ делайте записи:
- Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»
- – оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).
- Если топливо переходит в собственность организации в момент заправки, в бухучете на эту дату сделайте проводку:
- Дебет 10-3 Кредит 60
- – оприходованы ГСМ.
НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки
4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день организация оплатила карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).
По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки.
Карта предназначена для заправки автомобиля КамАЗ-5320, который используется для доставки готовой продукции покупателям.
5 июня топливная карта была получена и передана водителю Ю.И. Колесову.
30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).
- В бухучете организации сделаны следующие записи.
- 4 июня:
-
Дебет 60 Кредит 51
– 118 руб. – оплачена топливная карта;
Дебет 44 Кредит 60
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;
Дебет 19 Кредит 60
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты;
Дебет 015 «Топливные карты»
– 118 руб. – учтена топливная карта;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.
30 июня:
Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту.
В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):
- 3 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
- 17 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).
Приобретение ГСМ бухгалтер «Альфы» отразил проводками.
3 июля:
Дебет 10-3 Кредит 60
– 2288 руб. (180 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);
Дебет 19 Кредит 60
– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.
17 июля:
Дебет 10-3 Кредит 60
– 2542 руб. (200 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);
Дебет 19 Кредит 60
– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.
По итогам месяца (31 июля) АЗС предоставила организации:
- счет-фактуру;
- акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
- отчет по операциям с топливной картой.
Общие положения работы с поставщиками топлива
При приобретении топлива по топливным картам между продавцом топлива и бюджетным учреждением заключается договор. В нем определяются условия взаимодействия сторон договора: права и обязанности сторон, цена и порядок расчетов и другие условия сотрудничества. Порядок поставки топлива по топливным картам, способы оплаты у разных продавцов топлива могут отличаться. В связи с этим бюджетное учреждение выбирает того продавца топлива, условия работы которого оптимальны. Мы в рамках статьи рассмотрим лишь одну, наиболее часто встречающуюся схему взаимодействия продавца (организации, занимающейся сбытом топлива) и покупателя (бюджетного учреждения).
Как правило, договором поставки предусматривается отпуск топлива при наличии 100%-ной предоплаты. Перечисленная покупателем топлива сумма денежных средств отражается на топливной карте. То есть бюджетное учреждение — продавец на счет поставщика перечисляет некую сумму денежных средств (обычно это установленный в учреждении ежемесячный лимит отпуска топлива, умноженный на стоимость литра топлива у данного продавца). Денежные средства перечисляются на основании счета, выставленного продавцом. Реже встречается другая схема расчетов между покупателем и продавцом: когда покупателю устанавливается определенный лимит отпуска топлива в месяц, по итогам которого он производит его оплату.
Ежемесячно продавец топлива предоставляет покупателю комплект документов, необходимых для отражения в учете операций по приобретению топлива (счет на оплату топлива, счет-фактуру, отражающий объем отгруженного товара — топлива, товарную накладную, акт сверки расчетов, оборот по топливным картам с указанием количества поступивших на топливную карту денежных сумм, количества заправок и объема заправленного топлива с обозначением места заправки по карте и др.). Списание средств производится при отпуске топлива на основании предъявленной лицом топливной карты. Следует отметить, что в некоторых договорах поставки прописывается, что любое лицо, являющееся фактическим держателем топливной карты, выданной продавцом покупателю во исполнение договора, считается уполномоченным представителем покупателя (бюджетного учреждения). При этом оператор АЗС не обязан дополнительно проверять наличие соответствующих полномочий у держателя топливной карты. То есть в случае, если при утере топливной карты ею воспользуется другое лицо и заправит свой автомобиль, продавец за то, что он заправил этот автомобиль, ответственности не несет.
Как нами уже упоминалось выше, продавцом может быть установлена скидка покупателю топлива — бюджетному учреждению при приобретении определенного объема топлива. Также продавец может оставить за собой право отпускать топливо покупателю при отсутствии денежных средств на карте, но при этом покупатель обязуется оплатить топливо по действующим на АЗС отпускным ценам — без скидок (данное условие прописывается в договоре). В случае отпуска топлива без предварительной оплаты покупатель обязуется произвести оплату в течение установленных договором банковских дней, исчисляемых с даты получения счета. Моментом исполнения обязанности по оплате топлива считается дата зачисления соответствующей суммы денежных средств на расчетный счет продавца.
С продавцом топлива, как и с любым другим контрагентом, проводится сверка расчетов. Иногда условия и периодичность проведения совместной сверки расчетов между покупателем и продавцом топлива также оговариваются в договоре поставки. В частности, может быть прописано, что акт сверки расчетов составляется стороной-инициатором в двух экземплярах, каждый из которых должен быть подписан уполномоченным представителем стороны-инициатора и скреплен его печатью. В течение установленного договором срока (например, такой срок может быть определен как десять рабочих дней со дня получения акта сверки расчетов) сторона-получатель должна подписать, скрепить печатью и направить один экземпляр акта сверки расчетов стороне-инициатору или направить стороне-инициатору свои письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки расчетов информации. Акт сверки расчетов считается принятым стороной-получателем без возражения и в редакции стороны-инициатора, если сторона-получатель в течение определенного договором срока не направит стороне-инициатору один экземпляр акта сверки расчетов, подписанный и скрепленной печатью стороны-получателя, или письменные мотивированные возражения по поводу достоверности содержащейся в акте сверки информации.
В этом разделе статьи, руководствуясь нормами Инструкций N N 157н и 174н , рассмотрим, как на счетах бухгалтерского учета отражается приобретение топлива с использованием топливных карт.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
Зачастую некоторые бухгалтеры думают, что топливные карты — это денежный документ и их следует учитывать на счете 0 201 35 000. Согласно нормам п. 169 Инструкции N 157н счет 0 201 35 000 «Денежные документы» предназначен для учета различных денежных документов: оплаченных талонов на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченных путевок в дома отдыха, санатории, турбазы, полученных извещений на почтовые переводы, почтовых марок, конвертов с марками и марок государственной пошлины и т.п. Исходя из приведенного перечня можно сделать вывод о том, что топливные карты не являются денежными документами. В подтверждение нашей позиции можно привести Письмо Минфина России от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611, из которого следует, что приобретенные карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), рассматриваются в целях ведения бухгалтерского учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Карты ГСМ, по мнению Минфина, следует учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Учет топлива ведется на счете 0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы — иное движимое имущество учреждения».
Пример 1. Бюджетное учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого учет отпуска топлива на АЗС производится посредством топливных карт. Первоначальная топливная карта изготавливается бесплатно. Повторное изготовление топливной карты в случае ее утраты стоит 420 руб. Учреждение выбрало схему работы топливной карты «электронный кошелек» и перечислило на счет продавца 3840 руб., что соответствует 120 л бензина. По итогам месяца водитель составил и представил в бухгалтерию учреждения авансовый отчет, к которому приложил терминальные чеки (документ, выдаваемый оператором АЗС держателю топливной карты при заправке топливом). Стоимость одного литра бензина Аи95 — 32 руб. Водитель, воспользовавшись топливной картой, заправил автомобиль топливом в течение месяца на 110 л. Операции по приобретению топлива производятся в рамках приносящей доход деятельности.
В бухгалтерском учете операции по приобретению топлива отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:
|
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
|
Принята к учету изготовленная топливная карта (отражена на материально ответственном лице) |
|||
|
Передана топливная карта водителю |
|||
|
Перечислен аванс поставщику топлива |
2 206 34 560 |
2 201 11 610 |
|
|
Принят к учету отпущенный в течение месяца продавцом бензин. Операция совершается на основании предъявленного водителем бухгалтеру авансового отчета, к которому приложены терминальные чеки, подтверждающие заправку автомобиля топливом, с указанием в них времени, даты, количества заправленных литров. На основании терминальных чеков, которые сверяются с распечаткой продавца топлива, отражающей количество отпущенного в течение месяца бензина, бухгалтер совершает операции по приобретению бензина учреждением (110 л x 32 руб.) |
2 208 34 560 |
2 302 34 730 |
|
|
2 302 34 830 |
2 206 34 660 |
||
|
2 105 33 340 |
2 208 34 660 |
Для справки. Согласно нормам п. 337 Инструкции N 157н бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке (один бланк — один рубль), а в случаях, установленных учреждением в рамках формирования учетной политики, — по стоимости приобретения бланков. Таким образом, топливная карта может учитываться в учреждении по следующей условной стоимости: одна топливная карта — один рубль.
Пример 2. Продолжим условия примера и предположим, что в конце месяца водитель представил в бухгалтерию учреждения путевые листы, подтверждающие, что им было израсходовано 100 л бензина. Проверив путевые листы, бухгалтер произвел операцию по списанию 100 л бензина на сумму 3200 руб.
Порядок бухучета талонов на ГСМ зависит от условий договора с поставщиком, а также от вида талонов. Топливо (талоны на ГСМ) принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). НДС, выделенный в счете-фактуре, учтите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».
Если в договоре не указан момент перехода права собственности на ГСМ, приходуйте их в момент получения талонов. Это следует из положений статей 223 и 458 Гражданского кодекса РФ.
На дату получения талонов сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60
– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).
После того как талоны выданы водителям, в учете сделайте проводку:
Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные»
– талоны на ГСМ выданы водителям (на основании книги учета движения талонов).
Количество бензина, фактически полученного на АЗС, отражайте проводкой:
Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные»
– оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании отрывного купона к талону и чека АЗС).
Если в договоре сказано, что право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки автомобиля, то порядок бухучета зависит от вида талонов.
Литровые талоны учитывайте за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Изменение цен, которое может произойти после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете: они будут отражаться по цене приобретения.
В момент получения талонов в бухучете сделайте проводку:
Дебет 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– оприходованы талоны на бензин (на основании накладной (акта приемки-передачи)).
Выдачу талонов водителям в бухучете отразите так:
Кредит 006 субсчет «Талоны на ГСМ»
– выданы талоны водителю (на основании журнала учета приема и выдачи талонов на бензин).