Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменились сроки хранения документов по охране труда в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательно установлены определенные сроки, в рамках которых необходимо хранить документы об охране труда. Последние изменения были внесены в указе 20.12.2019 № 236 от Росархива и вступили в силу 18 февраля 2020 года. Поэтому, если вы раньше читали о перечне документов, которые нужно долгое время хранить, но не слышали о новых изменения, эта статья поможет вам со всем разобраться.
А сроки хранения документации обязательно знать и придерживаться их. Если вовремя не предоставить какой-либо журнал или протокол, компания получит штраф. При этом, он достаточно большой, например, за утерю журнала охраны труда придется отдать от 110 до 120 тысяч рублей.
Также отсутствие того или иного документа может стать обоснованием вины на судебном процессе. Если сотрудник получит травму или профессиональное заболевание на работе, отсутствие журналов и документов докажет, что компания не выполняет требования Трудового кодекса. А выплаты по результатам такого суда могут быть достаточно большими.
В некоторых случаях может казаться, что компания маленькая и не проживет еще и 10 лет, поэтому и хранить документы не стоит. Но обязанности специалиста по охране труда все равно заставляют его хранить весь комплект бумаг за все время деятельности компании. Они могут понадобиться в самый неожиданный момент, а их отсутствие приведет к большим расходам.
Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)
| Мероприятия по ОТ | Какие локальные акты нужно разработать работодателю |
|---|---|
| Функционирование Системы управления охраной труда | |
| 1 | Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы): а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ; б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда; в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда; г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов; д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда; е) планирование улучшений функционирования СУОТ; ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда; з) управление документированной информацией СУОТ. Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда: а) порядок управления профессиональными рисками; б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты; в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда; г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры; д) организация работы комиссии по охране труда; е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда; ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п. |
| 2 | Отчет о проведении оценки профрисков: а) перечень (реестр) опасностей; б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска; в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску; г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков. |
| 3 | Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников |
| 4 | Отчет по мониторингу функционирования СУОТ |
| 5 | Предварительный Анализ состояния охраны труда |
| 6 | Политика в области охраны труда |
| 7 | Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками |
| 8 | Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты |
| 9 | Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно |
| 10 | Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов |
| Специальная оценка условий труда | |
| 1 | Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 2 | Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 3 | График проведения специальной оценки условий труда |
| 4 | Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда |
| 5 | План мероприятий по улучшению условий и охраны труда |
| Медицинские осмотры (предварительные и периодические) | |
| 1 | Приказ об организации медосмотра |
| 2 | Утвержденный список лиц на медосмотр |
| 3 | Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию |
| 4 | Календарный план медосмотра |
| 5 | Направления на медосмотр |
| 6 | Журнал учета направлений на медосмотр |
| Обучение по охране труда | |
| 1 | Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте |
| 2 | Программа вводного инструктажа по охране труда |
| 3 | Инструкции по охране труда |
| 4 | Программы первичного инструктажа по охране труда |
| 5 | Программы специального обучения по охране труда |
| 6 | Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда |
| 7 | Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников |
| 8 | Протоколы проверки знаний требований охраны |
| 9 | Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте |
| 10 | Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда |
| 11 | Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя |
| Организация работ с повышенной опасностью | |
| 1 | Планы производства работ |
| 2 | Технологические карты |
| 3 | Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты |
| 4 | Журнал учета работ по наряду-допуску |
| 5 | Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ |
| 6 | Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 7 | Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 8 | Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию |
| 9 | Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию |
| 10 | Программа стажировки на рабочем месте |
| 11 | Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой |
| Выдача СИЗ | |
| 1 | Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ |
| 2 | Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи |
| 3 | Копии сертификатов и деклараций о соответствии |
| 4 | Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции |
| 5 | Личные карточки учета выдачи СИЗ |
Любые документы фирмы – кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. – подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются законом.
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы. Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Как изменился состав документов по охране труда?
Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2020 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.
Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2020 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».
Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2020 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.
Для некоторых документов срок хранения был сокращен.
В Перечне 2020 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения «до ликвидации организации» не нужно путать со сроком хранения «постоянно», который означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Обратите внимание: «льгота» для организаций, не являющихся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, касается только срока «постоянно».
Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства
Допускающий должен убедиться, что технические мероприятия по подготовке рабочего места выполнены в полном объеме, а если возникли сомнения в достаточности и правильности мер по подготовке, или в возможности безопасного выполнения работ, то он должен незамедлительно прекратить допуск, пока не будет выдан новый наряд, в котором будут устранены возникшие сомнения. Документы в электронном виде могут создаваться работниками организации на компьютерах, могут быть получены по электронной почте, в виде факса, путем сканирования бумажных документов, поступающих в организацию.
При выполнении работ по наряду в оперативном журнале производится запись как о первичном, так и о ежедневных допусках к работе. Организация и ведение процессов приготовления, оформление и подготовка к реализации хлебобулочных, мучных кондитерских изделий сложного ассортимента с учетом потребностей различных категорий потребителей, видов и форм обслуживания.
Журнал распоряжений формы, приведенной в таблице 1.7.7, имеется у диспетчера энергообъединения, начальника смены электростанции и начальника смены каждого цеха. В этом журнале записываются все распоряжения вышестоящего технического персонала, имеющие постоянный характер или срок действия более суток.
Работы в электроустановках по нарядам-допускам (далее — нарядам) и распоряжениям учитываются в предназначенном для этого журнале учета работ по нарядам и распоряжениям.
При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2, 3, 9 и 10).
При работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда).
В электроустановках без местного дежурного персонала и с дежурством на дому журнал учета работ по нарядам и распоряжениям не ведется, допуск к работе по нарядам и распоряжениям должен учитываться в оперативном журнале.
- Полгода действия новых правил по охране труда при эксплуатации электроустановок: что вы не успели учесть
- Запрещено то, что ранее было написано «не допускается»
- Какие приложения и примечания из старых правил перешли в основной текст новых правил
При совместном производстве нескольких видов работ, по которым требуется оформление наряда-допуска, допускается оформление единого наряда-допуска с включением в него требований по безопасному выполнению каждого из видов работ.
Срок хранения документов в 2021 году
- Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за электрохозяйство.
- Распоряжение о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности.
- Программа обучения электротехнических специалистов.
- Распоряжение о порядке предоставления доступа к электроустановке.
- Журнал учета деятельности по нарядам.
- Генплан с электрическими коммуникациями.
- Техпаспорт на оборудование.
- Эксплуатационные и должностные инструкции.
- План реконструкций и обслуживания электроустановок.
- Перечень сотрудников, которые могут выдавать снаряд.
- Перечень сотрудников, которые могут осматривать электроустановки.
- Журнал проверки изделий для защиты.
- Обеспечение хранения на протяжении всего срока, в течение которого документы должны находиться в целостности.
- Обеспечение пригодности документации для неоднократного снятия с нее копий.
- Отслеживание комплектности бумаг, правильности их заполнения.
- Регистрация документов, присвоение им инвентарных номеров.
- Обеспечение быстрого поиска нужного документа, простого доступа к нему.
Работодатель должен определить должности и рабочие места, которые попадают в I категорию. Напомним, что в данную группу должен входить неэлектротехнический персонал, то есть специалисты, которые не относятся к электротехническому и электротехнологическому персоналу. Таким образом, это могут быть сотрудники офиса, работающие за компьютерами.
Для присвоения I группы по электробезопасности работодателю следует провести инструктаж, после чего сотрудникам предстоит проверка знаний. При этом предусмотрена возможность определить форму проведения самостоятельно. Поэтому может быть проведена и проверка навыков безопасных способов работы или оказания первой помощи при поражении электрическим током.
И дошло до того, что они “подняли” эти правила по охране труда и сказали: “Ну вот видишь, там написано на длительный срок. Определи, что такое длительный срок?”. И пока распоряжением по предприятию не прописали, что при перерыве в работе с электроинструментом, более чем на 10 минут, необходимо выключать инструмент из сети, такие “трения” не прекратились.
Главное про изменения по охране труда в 2021 году и порядок действий
3.1. Оперативное обслуживание электроустановок должны выполнять работники субъекта электроэнергетики (потребителя электрической энергии), из числа оперативного и оперативно-ремонтного персонала, а также работники из числа административно-технического персонала в случаях предоставления соответствующих прав оперативного (оперативно-ремонтного) персонала, имеющие V группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок выше 1000 В, IV группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок до 1000 В.
Право оперативного обслуживания предоставляется административно-техническому персоналу на основании ОРД организации (обособленного подразделения).
3.2. В электроустановках напряжением выше 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, и старшие по смене должны иметь группу по электробезопасности не ниже IV, остальные работники в смене – группу не ниже III.
В электроустановках напряжением до 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, должны иметь группу по электробезопасности не ниже III.
3.3. При осмотрах электроустановок, перемещении техники и грузов не допускается приближение людей, гидравлических подъемников, телескопических вышек, экскаваторов, тракторов, автопогрузчиков, бурильно-крановых машин, выдвижных лестниц с механическим приводом (далее – механизмы) и технических устройств цикличного действия для подъема и перемещения груза, гидравлических подъемников, телескопических вышек (далее – подъемные сооружения), а также токопроводящей части стрелы при использовании подъемника (вышки) с изолирующим звеном к находящимся под напряжением неогражденным или неизолированным токоведущим частям на расстояния менее указанных в таблице №1.
Порядок выдачи и оформления наряда-допуска. Состав бригады работающей по наряду.
Право выдачи нарядов предоставляется административно-техническим работникам предприятия и имеющих группу V в электроустановках напряжением выше 1000 В и группу IV в электроустановках напряжением до 1000 В.
Наряд на работу выписывается в 2-ух экземплярях на срок не более 15 календарных дней со дня начала работы.
Наряд может быть продлен один раз на срок не более 15- ти календарных дней со дня продления.
Наряд выписывается на одного руководителя работ с одной бригадой. На одноименные работы, выполняемые без снятия напряжения одной бригадой, может быть выдан один общий наряд для поочередного производства их на нескольких присоединениях.
Наряд выдается новый при:
Расширении рабочего места или изменении числа рабочих мест;
Замене руководителя работ, а также изменении состава бригады более чем на половину.
Учет нарядов, порядок их регистрации устанавливается письменным распоряжением лица, ответственного за электрохозяйство.
Наряды, работы по которым закончены полностью, хранятся в течении 30-ти суток.
Журнал регистрации нарядов должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. Срок его хранения после последней записи-6 месяцев.
Численность бригады и ее состав с учетом квалификации и групп по электробезопасности работников определяется лицом, выдающим наряд исходя из сложности работ, условий выполнения, а также обеспечения возможности полноценного надзора за безопасным выполнением работ всеми членами бригады.
При работе по наряду бригада должна состоять не менее чем из двух работников включая руководителя работ. Изменения в составе бригады оформляется лицом, выдавшим наряд, а в его отсутствие- лицом, имеющим право выдачи наряда для работы на данной электроустановке.
Приложение N 8 / КонсультантПлюс
к Правилам по охране
труда при эксплуатации
электроустановок, утвержденным
приказом Минтруда России
от 24.07.2013 N 328н
См. данную форму в MS-Word.
ФОРМА ЖУРНАЛА
УЧЕТА РАБОТ ПО НАРЯДАМ-ДОПУСКАМ И РАСПОРЯЖЕНИЯМ ДЛЯ РАБОТЫ
В ЭЛЕКТРОУСТАНОВКАХ
|
Место и наименование работы |
Производитель работы, наблюдающий (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности) |
Члены бригады (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности) |
Работник, отдавший распоряжение (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности) |
Технические мероприятия по обеспечению безопасности работ с указанием необходимых отключений, мест установки заземлений и т.д. |
Подписи работников, проводивших и получивших целевые инструктажи |
К работе приступили (дата, время) |
Работа закончена (дата, время) |
||
Кто ведет и хранит журнал
Вводный журнал не должен находиться в каждом подразделении предприятия. Однако если организация занята активным привлечением подрядчиков со стороны или регулярно набирает людей для прохождения производственной практики, специалисты рекомендуют нанять штатных специалистов для каждого подразделения.
Ответственным за заполнение страниц журнала вводного инструктажа назначается одно лицо. Если на предприятии выделана должность начальника службы охраны труда, он занимается ознакомлением с правилами безопасности вновь прибывших на предприятие. Если предприятие большое, могут назначить другое ответственное лицо.
Не каждая организация может позволить себе нанять 50 работников. Если сотрудников меньшее количество, в штате необязательна должность специалиста по охране труда. По мере надобности проведения инструктажа, ответственного человека назначает начальник. При этом сотрудник должен соответствовать таким требованиям:
- прошел обучение по охране труда с отрывом от производственного процесса;
- обучение длилось не менее 40 часов;
- есть документ, подтверждающий прохождение обучения.
Хранить журнал по закону необходимо в течение 10 лет.
По обозначенной теме выделим несколько важных моментов:
- Наряды допуски по производству газоопасных работ составляются только, если они носят разовый характер. Когда трудовая деятельность в этой сфере носит постоянный периодический характер, разрешительная документация не выписывается.
- Законом не утверждена конкретная форма подобной документации, но есть обязательные пункты, которые рекомендуется включить в бланк.
- Действует разрешение в течение 1 суток. Но если деятельность не окончена, он продлевается. Только ответственному лицу необходимо каждый день отчитываться о результатах.
- Сохранять подобную документацию работодатель должен на протяжении одного года после ее закрытия.
- Наряд обязательно согласовывается с газоспасательной службой, отделом охраны труда и руководителем.
- К газоопасной работе по наряду может быть только человек, прошедший инструктаж, мед. освидетельствование в возрасте от восемнадцати лет.
Какой срок хранения установлен для журналов по нарядам и распоряжениям
Обеспечить запирание рукояток или дверец шкафа — Обеспечить закрытие кнопок — Установить между контактами коммутационного аппарата изолирующие накладки Можно принимать любые из перечисленных мер либо провести расшиновку или отсоединение кабеля, проводов от коммутационного аппарата либо от оборудования, на котором будут проводиться работы Какие запрещающие плакаты вывешиваются на приводах коммутационных аппаратов во избежание подачи напряжения на рабочее место при проведении ремонта или планового осмотра оборудования? «Не включать! Работают люди» Какие запрещающие плакаты вывешиваются на приводах однополюсных разъединителей во избежание подачи напряжения на рабочее место при проведении ремонта или планового осмотра оборудования? «Не открывать! Работают люди» Приборы учета и средства измерений.
При выполнении работ по наряду в оперативном журнале производится запись как о первичном, так и о ежедневных допусках к работе. При работах по распоряжению в графе 8 Журнала учета работ по нарядам и распоряжениям проведение целевых инструктажей регистрируется подписями работников, проводивших целевые инструктажи, и работников, их получивших. Если инструктаж проводится с использованием средств связи, проведение и получение инструктажа фиксируется в двух Журналах учета работ по нарядам и распоряжениям — в журнале работника, отдавшего распоряжение, и в журнале работников, получивших инструктаж, с подтверждающими подписями в обоих журналах.
Какой срок хранения установлен для журналов по нарядам и распоряжениям
Подписи работников, проведшего и получившего инструктаж К работе присту-пили (дата, время) Работа закон-чена (дата, время) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2,3,9 и 10); при работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда). Форма журнала может быть дополнена или видоизменена. Допускается учёт работ по нарядам и распоряжениям вести иным образом, установленным руководителем организации, при сохранении сведений, содержащихся в графах формы журнала.
Потребителя Кто должен осуществлять замену и плановую поверку электрических счетчиков? Собственник приборов учета по согласованию с энергоснабжающей организацией Кто должен осуществлять установку и замену измерительных трансформаторов тока и напряжения? Персонал Потребителя по согласованию с энергоснабжающей организацией В какие сроки необходимо проводить поверку расчетных средств учета электрической энергии? В сроки, указанные государственными стандартами, а также после ремонта указанных средств Какой допустимый класс точности должен быть у расчетных счетчиков активной электроэнергии для непромышленных объектов? 2,0 В каком случае допускается применять нестандартизированные средства измерений? Если эти средства прошли метрологическую аттестацию в установленном порядке Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном.