Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Финансовый отдел предприятия: формирование и регламенты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанности финансового директора предприятия предполагают создание всех необходимых условий на предприятии для реализации инвестиционной и дивидендной политики компании, эффективного управления источниками средств, доходами и расходами. Кроме того, он должен обеспечить высшее руководство оперативной и достоверной информацией, отражающей показатели деятельности компании.
Ответственность финансового директора
Финансовый директор несет ответственность:
-
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
-
за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
-
за причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
Функции финансового директора предприятия
Что должен делать финансовый директор? Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, он должен иметь профессиональные компетенции по двум направлениям: финансовые и управленческие.По сути руководитель финансового департамента – это директор по экономике и финансам, так как в его функционал входит не только организация работы финансового департамента и предоставление финансовой отчетности руководству компании, но и такие глобальные вопросы, как:
- анализ и определение взаимосвязей процессов компании с государством, финансовыми, экономическими и социальными рынками;
- определение факторов и возможных последствий как для текущего экономического и финансового состояния компании, так и для их влияния на развитие компании в будущем.
Задачи финансового директора предприятия
В задачи финансового директора компании входит широкий круг обязанностей. Основной задачей финансового директора является стратегическое управление финансовыми ресурсами компании. Финансовый директор должен способствовать оптимизации расходования денежных средств (в том числе, оптимизации налогообложения), в соответствии с целями и компании, а также способствовать повышению эффективности использования финансовых средств и обеспечивать экономическую безопасность предприятия.
Если детализировать более подробно задачи финансового директора, то можно выделить следующие задачи:
- Одна из основных задач финансового директора компании – это анализ и предоставление в срок финансовой отчетности. На основании него финансовый директор делает определенные выводы, и вместе с другими руководителями компании они определяют дальнейшие задачи и способы их реализации.
- Бюджетирование. Финансовый директор планирует доходы и расходы компании и контролирует результат.
- Создание архитектуры управленческого учета. В эту задачу финансового директора входит разработка формы отчетности, структуры и управленческих аналитик
Обязанности финансового менеджера
Сегодня финансовый менеджмент представляет собой систему принципов и методов разработки и реализации управленческих решений, связанных с формированием, распределением и использованием финансовых ресурсов, оборота денежных средств. Как следствие, роль финансового менеджера в системе управления компании может изменяться в зависимости от конкретных задач, стоящих перед финансовой службой.
Финансовый менеджер, обязанности которого сводятся к участию в деятельности казначейства и бюджетном процессе, контролю и анализу деятельности предприятия, исследованию применимости тех или иных финансовых инструментов, играет важную роль в обеспечении текущей деятельности и развитии компании.
Для эффективного решения различных задач в текущей деятельности используются различные инструменты и регламенты, начиная от электронных таблиц Excel, и заканчивая современными специализированными программными продуктами с широчайшим функционалом, которые позволяют расширять функциональность просто и «безболезненно» для пользователя.
В зависимости от специализации и деятельности список должностных обязанностей финансового менеджера может изменяться от функций управления движением денежных потоков до системы контроля финансового состояния компании, и осуществления функции управления взаимоотношениями с контрагентами. Соответственно должностная инструкция должна включать в себя полный список обязанностей и полномочий, обеспечивающий полноту той функции, которую исполняет конкретный финансовый менеджер в данной организации.
Приводить конкретный пример должностной инструкции не имеет смысла, так как невозможно предусмотреть весь перечень обязанностей, так же, как и невозможно описать весь спектр задач управленческого учета предприятия. В каждой конкретной компании управленческий учет индивидуален, и соответственно набор функций сотрудника, обеспечивающего этот учет, индивидуален в рамках каждой компании.
Однако можно привести общую структуру должностной инструкции. В общем случае она должна состоять из следующих разделов:
- Общие положения – описание документа, должность, кем назначается сотрудник на данную позицию и прочее.
- Требования к квалификации. В данном разделе формулируются требования к уровню образования специалиста данной позиции, а также описывается набор умений и навыков необходимых для выполнения должностных обязанностей.
- Должностные обязанности. Данный раздел должен быть максимально полным изложением всех возможных задач выполняемых специалистом.
- Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей. Достаточно сложный для заполнения раздел, так как не всегда можно сформулировать данные критерии. В данном разделе имеет смысл описывать только те критерии, выполнение которых можно проконтролировать и объективно оценить.
- Права специалиста. В разделе описываются обязанности компании перед специалистом. Это своевременная выплата заработной платы, организация рабочего места и технологической инфраструктуры, соблюдение санитарных норм и т.п.
- Права и обязанности руководителя. Этот пункт дополняет предыдущий, в нем содержатся разъяснения обязанностей и полномочий непосредственного руководителя специалиста.
- Ответственность специалиста. Пункт, в котором описывается то, за что отвечает непосредственно сотрудник и содержит информацию о возможных взысканиях за неисполнение должностных обязанностей.
Этап №1. Задачи Финансового директора
1. Вы входите в состав руководящих лиц компании, которые несут ответственность за управление денежными потоками, финансовое управление и составление отчетности? Занимаетесь ли Вы определением финансовой политики компании, разработкой и внедрением мер по обеспечению финансовой стабильности? Входит ли в перечень Ваших обязанностей контроль в системе управления финансами в соответствии со стратегическими целями и перспективами развития, а также определение источников финансирования с учетом рыночной конъюнктуры?
2. Можно ли назвать отношения между финансовым и генеральным директором конструктивными? Это очень важный фактор успешного развития хозяйственной деятельности. Без слаженного взаимодействия директоров будут нарушены все бизнес-процессы. Здесь идет речь не о простом следовании должностным инструкциям. Должны быть установлены доверительные отношения. Можно провести аналогию с браком без любви – все формально и официально.
3. В список Ваших приоритетов входят стратегии, повышающие стоимость организации? Основной приоритет для финансового директора – увеличение акционерного капитала. В этот раздел также можно отнести тактические задачи по сокращению расходов с сохранением качества производимой продукции.
4. Занимаетесь ли Вы разработкой эффективных систем планирования, а также контролем их внедрения? Одна из ведущих задач каждого финансового директора заключается в планировании. Ошибки в этом направлении в сочетании с ненадлежащим отслеживанием исполнения могут нанести ощутимый, а иногда масштабный финансовый ущерб. Поэтому финансовому директору необходимо регулярно отслеживать существующие системы планирования/контроля, для него это первоочередные задачи. Новые управленческие решения могут кардинально изменить всю систему.
5. Вы разрабатывали стратегию рисков? Контролируете ее реализацию? Риски – это очень обширное направление деятельности финансового директора. Ему необходимо иметь достаточные знания в секторе экономики, а также о внутренних и корпоративных системах. Разработка стратегии по уменьшению рисков ― задача непростая, но это позволит своевременно выявить риски, рассчитать их размер, вероятность наступления, а также предотвратить нанесение серьезного вреда компании.
6. Налажено ли взаимодействие с руководителями всех служб предприятия? Для успешного развития бизнеса финансовому директору важно тесно сотрудничать со всеми руководителями служб. Это позволит выявить новые пути улучшения работы подразделений. На постоянной основе должен проводиться финансовый анализ внутренних операций, а также оцениваться отраслевые сведения о передовых методиках. Необходимо устранять факторы, которые мешают стратегическому развитию, и добавлять новые направления для выдвижения стратегических инициатив. Индивидуальные показатели важно привести в соответствие с новой системой. Это будет непрерывный процесс, так как стратегические изменения требуют регулярного пересмотра системы показателей. Поощрение повышения эффективности работы во всех подразделениях заключается в способности убеждать руководящий состав компании в необходимости оптимизации бизнес-процессов. Также крайне важно перенаправлять финансирование на сегменты, которые больше в нем нуждаются. Финансовый директор должен быть первым человеком, разбирающимся в работе всех отделов и служб в части доходов/расходов.
7. Используете ли Вы в своей работе автоматизированные системы? Своевременному и точному поступлению данных из подразделений необходимо уделять особое внимание. Этого можно добиться путем автоматизации обработки данных и введением прямого доступа к сведениям для основных пользователей. Важно также внедрять адекватные меры контроля в основные процессы компании. Доступ к информации должны иметь все пользователи, это позволит им самостоятельно обрабатывать данные в соответствии со своими потребностями.
Используйте в работе БИТ.ФИНАНС.Управленческий учёт — программа, давно доказавшая свою эффективность для бизнес-управления. Она решает задачи организации управленческого учёта любой фирмы.
Выполняли ли Вы перегруппировку команды? Ротация персонала способствует улучшению различных направлений работы. Однообразная деятельность рано или поздно приводит к эмоциональному выгоранию. Перегруппировка персонала стимулирует должностной рост. Основная задача всех групп должна заключаться в выполнении целей совершенствования работы подразделений, поставленных финансовым директором.
8. Занимаетесь ли Вы распределением ресурсов организации? Финансовый директор стоит во главе распределения ресурсов, что предполагает проведение анализа ЧПС (чистой приведенной стоимости) предлагаемых капитальных вложений и составления заключения о выделении средств на финансирование. Есть несколько вопросов, которые следуют задать себе перед инвестированием в проект: увеличится ли денежный поток, вырастет ли выручка? Произойдет ли снижение расходов? Повлияют ли изменения на уменьшение себестоимости, увеличение качества продукции и рост стоимости компании? Если ни на один из пунктов не последует утвердительный ответ, от запланированного распределения ресурсов следует отказаться.
9. Входит ли в перечень Ваших основных обязанностей финансовый анализ различных аспектов деятельности компании? Основа работы финансового директора – составление финансового анализа разных сторон деятельности и нововведений, основанных на результатах финансового анализа. Ответственность за составление анализа, принятие решения о необходимости усовершенствований и предоставление данных руководителям всех отделов лежит на финансовом директоре. Должность предполагает акцент на управлении деньгами, включая определение подходящих финансовых инструментов для СДС (свободных денежных средств), работу с кредиторами по разным видам задолженности, проведение презентаций для финансовых аналитиков, общение с инвесторами.
10. Разбираетесь ли Вы в бухгалтерском учете? Знание основ поможет наладить взаимоотношения с бухгалтерией. Как правило, финансовых директоров пугают терминологией и приукрашивают сложность бухгалтерского учета.
Подведение итогов первого этапа. Выделение зоны ответственности финансового директора. Основные ключевые качества финансового директора независимо от сферы деятельности компании – это способность находить пути решения проблем и умение своевременно менять подходы к управлению.
Концентрация на этих задачах позитивно влияет на общую ценность организации. Значительную часть времени финансовому директору следует уделять разработке и внедрению эффективной стратегии в сфере информационных технологии, налоговой и бухгалтерской сферах, а также маркетинге (если эта функция возложена на него).
Чем не должен заниматься финансовый директор
Данный специалист относится к числу главных управленцев, однако есть области, отслеживание которых не входят в число его обязанностей. Так, он не вмешивается в рабочие процессы, если от них не зависит финансовое положение предприятия. Он может посоветовать повысить темп работы, предложить для этого определенные методы, но, например, обязанность выбора нового производственного оборудования возложена на других специалистов.
Все отделы находятся в административном подчинении финансового директора, и, теоретически, он может вмешаться. Проблема в том, что у него немало других задач, поэтому не имеет смысла тратить время на второстепенные вопросы. В противном случае ему не хватит ресурсов на выполнение своих прямых обязанностей.
Финансовый директор отвечает за анализ данных и принятие решений, но не занимается сбором и обработкой сведений, поскольку такая деятельность займет все его время. В норме решение текущих вопросов передается другому специалисту. Не стоит забывать, что речь идет о руководителе, который выполняет стратегически важные функции и не может брать на себя всю работу.
Разобраться с управлением рисками
В функции главы финансовой службы входит и управление рисками. Нужно разобраться в современной теории качественного и количественного понимания рисков, оценивать положительные и негативные стороны прогнозов, которые могут дать аналитики. Главное качество, необходимое директору в этой сфере — быть гибким и быстро принимать эффективные решения.
Для этого в предприятие внедряется специфическая культура управления — риск-менеджмент. Упрощенно система выглядит так:
- Проводится риск-аудит, выявляются возможные проблемы, каждой из которых присваивается коэффициент опасности — насколько в текущей ситуации возможно развитие такой проблемы.
- Последствия — просчитываются возможные негативные и позитивные результаты, для каждой ситуации делается вывод — насколько критична для компании такая потеря.
- Причины — для опасных ситуаций составляется перечень причин, которые могут повысить критический коэффициент. Если риск большой, то сразу же составляется дорожная карта, которая поможет компании выйти из кризиса.
Особенности должности
В специальной литературе встречаются наименования «финансовый менеджер», «управляющий», которые используются в качестве синонима к понятию «финдиректор». Это не совсем верный подход, однако в законодательстве РФ пока нет чёткого описания и определения градации различных специалистов в области финансов.
Кроме того, российские промышленные или торговые предприятия зачастую не могут похвастаться проработанной структурой финансовой политики и менеджмента, а потому название должности работника, ответственного за работу с денежными средствами, формулируется произвольно, по желанию высшего руководства. При этом часто во внимание не принимается ни наличие подчинённых, ни объём обязанностей финдиректора, поэтому в разных организациях должность с одним названием может подразумевать совершенно разный функционал.
В маленьких компаниях обязанности финансового директора нередко принимает на себя главный бухгалтер, сочетая их со своей основной работой. Единого мнения относительно подобной практики нет. Одни специалисты считают, что финдиректор — логически обоснованная карьерная ступень для главбуха, поскольку через его руки и так проходят все денежные потоки. Другие утверждают, что специфика этих двух должностей слишком отличается: главбух заботится о сегодняшних процессах, обеспечивает их законность, фиксирует в системе бухучёта; а задачи финдиректора лежат в другой плоскости — это активное участие в планировании, а также реализации путей развития компании. Поэтому финдиректор входит в состав руководящего органа организации, а главбух — нет.
Действительно, не каждый хороший главный бухгалтер обладает лидерскими качествами и стратегическим мышлением.
Что делает финансовый директор?
Все-все обязанности финдира можно объединить в 7 главных. Вот они.
Строит архитектуру управленческого учета. Это значит, что финдир внедряет нужные отчеты на предприятии, регулярно собирает цифры для них, анализирует данные и показывает руководителю, где проблема. А еще финансовый директор работает над тем, чтобы сделать компанию более управляемой ― прогнозирует основные показатели и дает рекомендации по их достижению.
Организовывает управленческую отчетность к началу каждого месяца. Предоставить собственнику к 5 числу каждого месяца три отчета ― ДДС, ОПиУ и баланс ― это обязанность финансового директора. Эти данные расскажут собственнику, как идут дела в его компании, что нужно поправить и в чем нужно разобраться.
Анализирует отчетность. Финансовый директор разбирает уже случившиеся финансовые факты. Поступления и выбытия денег рассказывают ему, что происходит в компании, где проблемы и за счет чего их нужно решить. Эти аналитические данные помогают руководителю принять управленческие решения. Например, провал плана по выручке может повлечь разные решения собственника от увеличения среднего чека с помощью продажи дополнительных услуг до взрывной рекламной кампании, которая привлечет новых клиентов.
Рассчитывает бизнес-идеи. Расчет рентабельности направления помогает понять, выстрелит ли конкретный проект. К примеру, компания успешно продает чай и кофе и вдруг решила заняться организацией мероприятий ― чайных церемоний, кофейных мастер-классов, правополушарным рисованием под чашечку молочного улуна. Чтобы не тратить зря нервы и деньги, можно просчитать рентабельность проекта и понять, есть ли у него потенциал для развития.
Так можно просчитать и другие идеи ― брать ли кредит или оборудование в лизинг, стоит ли увеличивать отсрочку платежа для постоянных клиентов, делать ли щедрую программу лояльности? Все это лучше обсудить с финдиром.
Ведет бюджет компании. Чтобы планировать поступления и выбытия денег, а еще рассчитывать имеющиеся финансы так, чтобы хватало на все.
Контролирует, что напланировал. Финдир не просто тыкает пальцем в небо, а смотрит за выполнением плана ― получается или нет выполнить, насколько точно спланировано и на сколько отклонились от плана. Он отслеживает достижение финансовых целей и дает собственнику данные, которые помогут принять управленческие решения для выполнения плана.
Повышает управляемость компании. Финдир вмещает многообразие и специфику конкретного бизнеса в отчеты. Он создает регламенты для управленческого учета в компании и использования финансовых инструментов. Такой бизнес предсказуем, его можно масштабировать. Если вы хотите подробнее прочесть о том, что именно делает финансовый директор, прочитайте нашу статью о его ключевых обязанностях.
Должностная инструкция финансового директора
Современный мир развивается стремительными темпами. Соответствие бизнеса вновь возникающим требованиям является основой его существования. Именно поэтому способность к быстрым изменениям, в том числе и финансовым, стала являться основой для выживания, а также для роста компании.
Финансовый директор – это тот человек, который способен видеть всю финансовую картину в компании целиком и понимать, какие действия необходимо предпринять для того, чтобы добиться поставленной цели.
Каждая компания устанавливает собственные требования к должности финансового директора, исходя из специфики своей работы и нужд компании, отражая их в должностной инструкции (ДИ).
Должностная инструкция финансового директора – документ, носящий организационно-правовой характер, в котором прописываются все основные правила работы, функции, полномочия и требования к должности финансового директора с учетом особенностей и специфики организации.
Чем финдиректор не должен заниматься?
Полномочия финансового директора обширны и затрагивают многие аспекты деятельности в компании. Из-за широкого круга обязанностей и полномочий финдиру зачастую не хватает на всё времени. Именно поэтому так важно понимать и разделять, чем должен заниматься финансовый директор, а чем нет.
Финансовый директор не должен нести ответственность за результаты работы отделов, которыми он не руководит. В случае малых предприятий у него в подчинении могут находиться такие отделы, как: департамент продаж, департамент маркетинга и рекламы, HR-департамент, IT и другие. В таком случае финансовому директору следует ввести разграничение на:
- виды работ, в которые финансовый директор не будет вмешиваться без надобности. Например: подбор персонала, закупка, установка и сопровождение ПО (не финансовые программы), проведение рекламной акции и другие;
- виды работ, требующих пристального внимания финансового директора и напрямую влияющих на выполнение им своих задач и обязанностей. Например: выбор финансовых программ, согласование ФОТ в организации, расчет и согласование расходов на разработку и внедрение новых продуктов, согласование расхода на маркетинговые мероприятия и другие.
Также финансовому директору не стоит заниматься проверкой и контролем за каждодневными рутинными операциями. С ними вполне может справиться рядовой или ведущий специалист, а финансовый директор может подключаться к процессу в спорных ситуациях.
Что требуется от потенциального финансового директора
Как видим, мелкие организации и небольшие компании не всегда могут позволить себе иметь в штате финдиректора, с его функционалом иногда может справиться бухгалтер или сам генеральный директор. Но растущей и крупной компании этот специалист необходим, поэтому требования к нему достаточно высоки, как, впрочем, и предлагаемая оплата его труда.
Чтобы претендовать на должность финансового директора в какой-либо организации, кандидат должен соответствовать первичным минимальным требованиям:
- высшее экономическое образование по специальности «Финансы и кредит», «Экономика предприятия», «Учет и аудит», «Финансовый менеджмент» или «Банковское дело»;
- владение компьютером на уровне опытного пользования, знание основных программ, особенно 1С;
- знания в области налогового, бухгалтерского и аудиторского учета;
- знание основной законодательной и нормативной документации;
- ораторские и дипломатические способности;
- навыки в подготовке отчетов, презентаций, публичных выступлений;
- не менее чем трехлетний опыт работы по смежной специальности.
Чем должен заниматься финансовый директор в компании
Прогноз, планирование и контроль лежат в основе любой деятельности финансового директора в компании. Он собирает данные по подразделениям и составляет прогнозный план, в соответствии с которым координируется вся дальнейшая финансово-экономическая деятельность предприятия.
Ведение бизнеса невозможно без денег. И финдир обязан обеспечить поступление финансов в нужном количестве для совершения всех текущих расчетов. В этом ему помогают прогнозирование денежных потоков, привлечение дополнительных источников финансирования и постановка системы риск-менеджмента.
В достоверной финансовой информации, как в конечном показателе деятельности предприятия, заинтересованы руководство, акционеры, инвесторы и другие пользователи. Предоставление необходимой для принятия управленческих решений отчетности также ложится на плечи финдира. А еще он должен наладить эффективную систему поддержания экономической безопасности. Для этого необходимо выявить слабые места компании и разработать пути минимизации рисков по подразделениям.
Насколько хорошо вы разбираетесь в финансовом менеджменте?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить объективную оценку своих знаний.
Теоретические основы финансового менеджмента — тесты с ответами