Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы: обращаем особое внимание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Первичные документы бухгалтерского учёта: перечень
Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:
- счёт на оплату;
- платёжное поручение;
- товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- кассовый, товарный чек;
- бланк строгой отчётности (БСО);
- акт выполненных работ;
- расчётно-платёжная ведомость;
- акты приёма-передачи, списания ОС;
- приходные и расходные кассовые ордера;
- авансовый отчёт;
- бухгалтерская справка.
Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:
- договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
- счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.
Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи
Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.
Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.
Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.
Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.
Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.
Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?
Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.
Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.
Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.
Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.
Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.
Трудности перевода «первички»
По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.
Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
- постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.
Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной
Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете. Это связано с тем, что положение пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса прямо гласит: перевозка груза подтверждается транспортной накладной.
Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703;
- письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.
Какова классификация первичной документации
Законодательно утвержденного определения, как называется перечень документов для регистрации событий финансово-хозяйственной деятельности, нет. Но существует общепринятая классификация первички — по основным характеристикам документации.
|
Какое событие отражает |
Что относится |
|---|---|
|
Учет торговых операций |
|
|
Учет основных средств |
|
|
Учет кассовых операций |
|
Правила заполнения первичной документации
Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:
- В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
- Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
- «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
- Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
- Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.
Учет запасов и готовой продукции
Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.
Здесь применяют следующие формы:
- приходная накладная;
- все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
- для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
- движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.
Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:
- инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
- приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
- ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Хозяйственные процессы и сделки, приносящие экономический результат (прибыль или убытки), составляют основу деятельности любого коммерческого предприятия. Вне зависимости от масштаба бизнеса им требуется соответствующее документальное оформление. И предприниматель без наемного персонала, и огромная компания с тысячей сотрудников, проводят такие операции и заполняют акты, отчёты, договоры по ним — разница только в объёмах документооборота.
Документы, которые описывают основные аспекты экономических процессов предприятия, называются первичными (пункт 1 статья 9 402-ФЗ). Примечательно, что универсального списка таких актов отечественное законодательство не предусматривает. Любой субъект предпринимательства наделён правом самостоятельно решать, какие первичные бухгалтерские документы будут использоваться в текущей работе и отчётности. Формы бланков утверждаются приказами руководителя и закрепляются в учётной политике компании.
Пусть единого списка нет, зато есть требования к обязательным данным в первичных учётных документах (пункт 2 статья 9 402-ФЗ):
- название;
- дата оформления;
- название компании-составителя;
- суть факта или сделки;
- величина натурального или денежного измерения операции;
- должность лица, совершившего сделку;
- подписи ответственных участников операции с расшифровками.
Зачем знать перечень бухгалтерских документов
Первичная документация — это совокупность источников данных, обязательных для использования на любом предприятии, которое ведет бухучет. И в соответствии с п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ руководитель хозяйствующего субъекта обязан утвердить у себя на предприятии те формы первички, которые на нем используются, — будь то унифицированные или самостоятельно разработанные формы. Такое утверждение производится посредством издания отдельного приказа либо посредством включения положений о применении первички в учетную политику организации.
В локальном нормативе на введение форм первички перечисляется перечень первичных бухгалтерских документов. Его необходимо составить так, чтобы он содержал позиции, полностью соответствующие специфике производственной модели компании. Любой хозяйственной операции на предприятии должна соответствовать утвержденная форма первички.
Понять, какие формы документации нужны для предприятия, поможет классификация первички: проанализировав каждую категорию документов, ответственное лицо определит, какие из документов могут быть актуальны для предприятия.
Уровень документирования фактов
По уровню документирования фактов первичка может быть:
1. Событийной.
В такой первичке отражаются отдельные события хозяйственной жизни:
- прием или передача тех или иных материальных активов (подтверждается актом);
- прием или выдача денежных средств (подтверждается РКО, ПКО, кассовым чеком);
- выполнение обязательств перед контрагентом по договору (подтверждается счетом на оплату).
2. Аналитической.
Это может быть первичка, которая:
- обобщает данные по разным типам ранее использованной событийной первички;
- составляется на основании ранее выданной событийной первичной документации.
Типичный пример аналитической документации — Кассовая книга. Сведения в ней заполняются на основе данных, отраженных в РКО и ПКО.
После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.
Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.
Следует назначить экспертную комиссию, которая:
- проведет проверку документации,
- отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
- составит акт об уничтожении;
- упакует бумаги в специальную папку;
- оформит накладную на утилизацию.
Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.
Способы уничтожения документов:
- сжигание;
- измельчение;
- химическая утилизация.
Первичные документы в бухгалтерском учете
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)
При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).
Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.
Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.
Компании и ИП, которые состоят на общей системе налогообложения, обязаны выписывать своим покупателям (клиентам) счета-фактуры.
Проплачивая стоимость товаров (услуг), покупатель может принять к вычету НДС, который выставил продавец (ст. 169 НК РФ). Унифицированная форма счёта-фактуры принята постановлением Правительства №1137 от 16. 12. 11г.
Счёт-фактура – это первичная документация, выписывается покупателю в течение 5 календарных дней после фактической отгрузки товара или предоставления услуг. По выписанному заранее счёту вычет НДС не производится.
В каких случаях продавцом выставляется счёт-фактура?
- Работает на ОСНО.
- Осуществляется экспортная операция (в независимости от налогового режима).
- Компания или ИП (на ОСНО) продают товары и услуги по договору аренды;
- Если покупатель вносит предоплату или аванс на счёт продавца.
Платёжное поручение – это первичный документ, с помощью которого владелец расчётного счёта даёт распоряжение обслуживающему его банку провести платёжные операции на другой указанный счёт. Таким образом, можно оплатить налоги и взносы, вернуть заем, выплатить работникам заработную плату, внести аванс, рассчитаться за услуги и пр.
Для того, чтобы платеж попал по назначению, типовой бланк платёжного поручения должен быть заполнен в соответствии с установленными Министерством финансов порядке (Приказ Минфина РФ от 12.11.2013 N 107н). Бланк разработан Центробанком РФ и утвержден федеральным законодательством. Номера и наименования его полей приведены в приложении 3 к Положению ЦБ 19.06.2012 № 383-П, а перечень и описание реквизитов – в приложении 1 к Положению ЦБ 19.06.2012 № 383-П.
Чтобы лучше разобраться с тем, первичка в бухгалтерии что это и для облегчения работы с ней, было принято ввести классификацию и условно разделить ее на следующие виды:
- по назначению;
- по содержащимся в них сведениям;
- по месту составления;
- по способу отражения операций;
- по способу обработки.
По своему назначению делятся на:
- Распорядительные. Заключают в себе распоряжения о необходимости совершения каких-либо действий.
- Исполнительные. Подтверждают произведенную операцию и служат основанием для ее отражения в бух учете. К ним относятся приходно-кассовые ордера, акты о завершении строительства, накладные на выдачу материальных.
- Бухгалтерского оформления. Используются для обеспечения, сокращения, упорядочения и подготовки учетных записей. Также позволяют подготовить исполнительные и распорядительные документы для отражения их в бухгалтерском учете. Это могут быть платежно-расчетные ведомости, бухгалтерские справки, накопительные ведомости.
- Комбинированные. Итоговые документы, несущие в себе исполнительные, распорядительные и бухгалтерского оформления. На их основании оформляются накладные, а также приходно-расходные кассовые ордера.
- Строгой отчетности. Бланки, отпечатанные в типографии. На них должны быть указаны название фирмы, в которой они были изготовлены, ее адрес, номер заказа, дата выполнения, тираж по количеству экземпляров. В компаниях могут использоваться бланки удостоверений, квитанций, дипломов, билетов.
По содержащимся в них сведениям делятся на:
- Первичные. Несут в себе информацию о произведенных хозяйственных операциях. К ним относятся накладные, акты списания ОС, приходно-расходные кассовые ордера.
- Сводные первичные. Их еще называют вторичными. Служат для обобщения данных, содержащихся в первичных документах. Это могут быть отчеты кассира, о движении материальных ценностей, различные ведомости.
По месту составления подразделяется на:
- Внешние. Полученные от сторонних предприятий. Это могут быть банковские выписки, товарно-транспортные накладные.
- Внутренние. Оформленные самой компанией, такие как платежные ведомости, приходные и расходные ордера, описи инвентаризации.
На основе первичных документов производится обобщение информации. Данные налогового учета – данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения.
Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет).
При этом аналитический учет данных налогового учета должен быть так организован налогоплательщиком, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы.
Вместе с тем налоговым законодательством установлено, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Изменение порядка учета отдельных хозяйственных операций и (или) объектов в целях налогообложения осуществляется налогоплательщиком в случае изменения законодательства о налогах и сборах или применяемых методов учета. Решение о внесении изменений в учетную политику для целей налогообложения при изменении применяемых методов учета принимается с начала нового налогового периода, а при изменении законодательства о налогах и сборах не ранее чем с момента вступления в силу изменений.