Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Может ли ИП тратить деньги с расчетного счета на личные нужды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При применении УСН индивидуальный предприниматель также имеет право на вычет расходов при исчислении единого налога по «упрощенке», но только при использовании объекта налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».
Порядок признания расходов на УСН
Чтобы вычесть из доходов какой-либо расход, фирма или ИП на УСН 15% должны соблюсти три правила.
Расходы, принимаемые к учету, должны быть:
- поименованы в перечне из статьи 346.16 НК РФ;
- экономически обоснованы, то есть связаны с извлечением прибыли. Если налоговики при проверке усомнятся в нужности расхода для бизнеса, а предприниматель не сможет обосновать, этот расход снимут, а налог доначислят.
Пример: Транспортная компания может смело включать в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, покупку грузовика, а вот затраты на спальный гарнитур обосновать вряд ли получится. - документально подтверждены. Если нет документа, подтверждающего расход, упрощенец не имеет право учитывать его для налогообложения.
Порядок признания расходов прописан в статье 346.17 НК РФ. Учитывать их можно, когда будут выполнены два условия:
- вы перевели деньги за товары или услуги;
- товары вам отгрузили, а услуги оказали.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Как ИП потратить деньги на личные нужды с расчетного счета
Тратя денежные средства ИП на личные нужды с расчетного счета, предприниматель должен помнить о минусах, которые влечет за собой такой способ:
- Могут возникнуть сложности при возникновении претензий к товару или услуге. На индивидуального предпринимателя закон «О защите прав потребителей не распространяется», использование товара или услуги в личных целях придется доказывать.
- Тарифы банка на переводы ИП обычно отличаются от переводов обычных физлиц в невыгодную для ИП сторону.
- Не все ИП, работающие на ЕНВД или ПСН, примут платеж от другого ИП по безналу, чтобы избежать проблем с налоговой, которая может посчитать такие переводы признаком оптовой торговли. В некоторых случаях может помочь назначение платежа «На личные нужды ИП» и подтверждения, например, доставки покупки на домашний адрес.
Дата признания командировочных расходов
Деньги на командировку выдают работнику под отчет перед поездкой. Однако расходы признаются тогда, когда они фактически понесены и оплачены.
В тот момент, когда деньги выданы работнику на командировку под отчет, расходы еще не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у фирмы еще нет документов, подтверждающих расходы. И только после того, как работник представит авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, а руководитель его утвердит, затраты можно признавать в целях налогообложения (пп. 13 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Отчитаться за выданные под отчет деньги работник должен не позднее трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если у работника имеется перерасход по сравнению с суммой ранее выданного аванса, то затраты на командировку будут признаваться расходами после возмещения работнику суммы перерасхода.
ПРИМЕР
Работник АО «Актив» Сомов с 1 по 7 февраля текущего года (7 дней) направляется в служебную командировку в один из городов России.Перед командировкой (30 января) ему выдали аванс в размере 3000 руб. Вернувшись из командировки, Сомов 9 февраля представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему железнодорожные билеты стоимостью 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.) и счет из гостиницы на 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.).Таким образом, перерасход по командировке составил:1180 руб. + 3540 руб. + (100 руб. × 7 дн.) – 3000 руб. = 2420 руб.Эту сумму Сомову выплатили из кассы также 9 февраля.В этот же день АО «Актив» сможет включить в расходы, учитываемые при расчете единого налога:— командировочные расходы (проезд, проживание и суточные) в размере 4700 руб. (1180 – 180 + 3540 – 540 + 700) (на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);— входной НДС по командировочным расходам в размере 720 руб. (180 + 540) (на основании пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы, которые не учитываются при определении налоговой базы (примеры)
- Расходы на приобретение имущественных прав по договору уступки права требования.
- Затраты на покупку жилья в строящемся доме на основании договора долевого участия.
- Если организация доставляет продаваемые товары покупателям почтовыми отправлениями, то почтовые расходы, которые она оплачивает учреждениям связи при возврате невыкупленных товаров, не учитываются для целей налогообложения при УСН.
- Расходы по уплате денежных средств банку за приобретение права требования задолженности с организации — должника по кредитному договору.
- Расходы на подписку на газеты, журналы и другие периодические издания.
- Плата за право пользования земельным участком (сервитут).
- Расходы по оплате банку комиссионного вознаграждения за изготовление банковских карт.
- Расходы по добровольному страхованию.
- Расходы по приобретению доли участия в уставном капитале другой организации.
- Затраты на участие в конкурсных торгах (тендерах) на право заключения контрактов и договоров.
- Расходы на оплату обучения детей сотрудников.
- Часть остаточной стоимости основных средств, не приобретенных обществом и не оплаченных, а внесенных учредителями общества в качестве вклада в уставный капитал.
- Затраты на световые вывески, не содержащие сведений рекламного характера.
- Затраты на приобретение земельного участка.
- Расходы на оплату услуг по предоставлению работников сторонними организациями.
- Расходы на проведение специальной оценки условий труда.
- Списанные безнадежные долги.
- Штрафы, пени и неустойки, уплачиваемые должником за нарушение договорных обязательств.
- Услуги по управлению организацией, применяющей УСН.
- Суммы добровольно уплаченных пенсионных взносов — их индивидуальный предприниматель не вправе включать в состав расходов.
- Расходы, связанные с реализацией основного средства.
- Расходы в виде платы за технологическое присоединение к электрическим сетям.
- Расходы на погашение займа.
- Расходы на приобретение питьевой воды, кулера, на обеспечение иных нормальных условий труда.
- Стоимость продуктов для кофе-паузы, предоставляемых бесплатно.
- Расходы на уборку снега и его вывоз с территории организации.
- Суммы, связанные с переоценкой драгоценных металлов.
Что признается расходами по НК РФ
Как свидетельствует ст. 252 НК РФ, расходы – это траты, совершенные налогоплательщиком, которые обязательно экономически оправданы и имеют документальное подтверждение. Это главные критерии, которым должны соответствовать траты ИП для их принятия к вычету.
П. 1 ст. 346.16 НК РФ определяет конкретный перечень таких трат. К ним, например, относят траты на:
- покупку основных средств, нематериальных активов, исключительных прав на изобретения;
- патентование;
- научные исследования;
- арендные платежи;
- НДС по оплаченным товарам (услугам, работам);
- оплату труда и общеобязательное страхование персонала и др.
Перечисленные траты из числа перечня принимаются исключительно на условии их полного соответствия обозначенным выше критериям (применительно ко п. 1 ст. 252 НК РФ), если иное не предусмотрено ст. 346.1 НК РФ.
Условия и момент признания учета расходов при УСН
Чтобы учет расходов при УСН был точным, необходимо соблюдать ряд условий. Помимо того, что нужно руководствоваться, прежде всего, закрытым перечнем из статьи 346.17, издержки организации должны быть целесообразны, т.е. необходимы для ведения предпринимательской деятельности. Расходы должны выражаться в документальном оформлении: накладные, счета-фактуры, акты и т.д. При использовании упрощенной системы налогообложения применяется кассовый метод. Значит расходы можно учитывать только после их фактической оплаты.
Не менее важным является момент признания расходов на УСН. Даже если денежные средства за товары, работы или услуги будут перечислены поставщику, не всегда можно включить эти выплаты в КУДИР. Только после того, как они будут оприходованы и реализованы (для покупных товаров), либо переданы в производство (для сырья и материалов) можно будет признать расход. Еще одна категория издержек ООО на УСН – оплата труда. Как только сотрудник получает свою зарплату лично в руки или перечисление на банковскую карту, расход принят к учету. В данном случае это и есть момент фактической оплаты. Еще сюда можно отнести перечисление налогов и сборов бюджет, а также оплату услуг подрядчиков.
Сложнее дело обстоит с покупкой основных средств. Учет расходов при УСН в этом случае происходит только в конце на последнее число налогового периода при соблюдении определенных условий. Основное средство нужно принять к учету, ввести в эксплуатацию, начать использовать его для получения дохода. Помимо этого, если необходима его государственная регистрация, то без нее принять расход на приобретение нельзя. Всю сумму, которую организация потратила на покупку внеоборотного актива списывают в течение отчетного периода (до конца года) равными долями в каждый последний день квартала. Если ОС куплено фирмой в рассрочку и это прописано в условиях договора, учет расходов при УСН в этом случае можно осуществлять при фактической оплате каждой части задолженности, при условии, что осуществлен ввод в эксплуатацию. Также ООО имеет право установить лимит списания основных средств. Тогда расходы можно будет принимать к учету на последнее число квартала в пределах установленной суммы.
Нередко поставщиками организаций на упрощенке являются фирмы с общей системой налогообложения. То есть при продаже своих товаров, работ или услуг в сопроводительных документах они выделяют НДС. На УСН принять его к вычету нельзя, а отразить в расходах можно: в день, когда будет погашена задолженность перед продавцом и все принять к учету.
Затраты, не включаемые в расходы при УСН
1. Расходы, относящиеся к внеоборотным активам
Все разъяснения налоговых органов запрещают учитывать в расходах затраты на строительство новых объектов основных средств, а также затраты на реконструкцию и модернизацию уже приобретенных. Обоснование таких запретов простое: строительство (создание) нельзя считать приобретением (покупкой), а реконструкцию – ремонтом. Спорить с такими доводами трудно. Поэтому строить и реконструировать должны организации, находящиеся на общем режиме налогообложения.
| Наименование расхода | Документ |
| Затраты, связанные со строительством подрядным способом здания торгового центра | Письмо ДНТТП Минфина РФ от 13.09.04 № 03-03-02-05/3 |
| Расходы на реконструкцию основных средств , (включая расходы на приобретение материалов самим налогоплательщиком, а также расходы на оплату услуг (работ) подрядных организаций для этих целей) | Письмо Минфина РФ от 09.06.04 № 03-02-05/2/31 «Об учете доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения» |
| Расходы на модернизацию и реконструкцию основных средств | Письмо ДНП Минфина РФ от 06.05.04 № 04-02-05/1/37 |
| Расходы по строительству объектов основных средств и достройке объектов незавершенного строительства. | Письмо МНС РФ от 07.05.04 № 22-1-14/853
«Об упрощенной системе налогообложения» |
| Расходы по строительству основного средства. | Письмо УМНС по Москве от 15.07.04 № 21-09/47073 |
| Расходы на модернизацию основных средств и суммы НДС по приобретаемым товарам (работам, услугам), относящимся к расходам на проведение модернизации. | Письмо УМНС по Москве от 16.03.04 № 21-09/17082 |
| Расходы по незавершенному строительству основных средств и НДС, приходящийся на указанные расходы | Письмо УМНС по Москве от 15.03.04 № 21-09/16771 |
| Расходы налогоплательщика на проведение работ по достройке, дооборудованию, модернизации приобретенного объекта основных средств | Письмо УМНС по Москве от 10.03.04 № 21-09/16076 |
| Расходы по реконструкции основных средств и затраты по незавершенному производству. | Письмо УМНС по Москве от 05.02.04 № 21-14/07183 |
| Расходы на создание (изготовление) основных средств | Письмо УМНС по Москве от 29.01.04 № 21-09/05825 |
| Расходы по достройке, дооборудованию, модернизации основных средств | Письмо УМНС по Москве от 28.01.04 № 21-09/05520 |
| Расходы в виде остаточной стоимости амортизируемых основных средств, фактический срок использования которых (срок фактической амортизации) больше, чем срок полезного использования | Письмо УМНС по Москве от 05.03.04 № 21-09/14811 |
Учет ГСМ у упрощенца с объектом «доходы»
Объект налогообложения «доходы» не подразумевает учета расходов для исчисления авансовых и итогового налогового платежей. В связи с этим при указанном объекте в книгу учета доходов и расходов стоимость ГСМ не попадет.
Однако нельзя забывать про бухгалтерский учет. И если предприниматели могут позволить себе отказаться от его ведения, то компании должны в обязательном порядке его организовать и вести в соответствии с требованиями Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положениями по бухгалтерскому учету.
Для учета ГСМ в бухучете у упрощенцев независимо от выбранного объекта налогообложения предназначен счет 10. План счетов выделяет специальный субсчет 10.3 «Топливо».
По дебету счета осуществляется оприходование горюче-смазочных материалов на основании первичных документов:
- Дт 10.3 Кт 71 – поступление ГСМ через подотчетное лицо на основании авансового отчета с приложенными чеками,
- Дт 10.3 Кт 60 – оприходование ГСМ напрямую от поставщика на основании товарной накладной, УПД и пр.
Операции по кредиту счета означают списание топлива в расходы в целях бухгалтерского учета на основании выписанных путевых листов. Счет дебета выбирается в зависимости от целей списания: Дт 20, 25, 26, 44 … Кт 10.3.
Дата признания командировочных расходов
Деньги на командировку выдают работнику под отчет перед поездкой. Однако расходы признаются тогда, когда они фактически понесены и оплачены.
В тот момент, когда деньги выданы работнику на командировку под отчет, расходы еще
не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у фирмы еще нет документов, подтверждающих расходы. И только после того, как работник представит авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, а руководитель его утвердит, затраты можно признавать в целях налогообложения (пп. 13 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Отчитаться за выданные под отчет деньги работник должен не позднее трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если у работника имеется перерасход по сравнению с суммой ранее выданного аванса, то затраты на командировку будут признаваться расходами после возмещения работнику суммы перерасхода.
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Расходы по классификации
В зависимости от направления затраты учитываются либо как капитальные расходы (если связаны с улучшением инфраструктуры и недвижимости), либо как текущие (на повышение квалификации персонала и т. д.). В первом случае выбирается объект, в стоимости которого будут накапливаться затраты с целью последующего списания через амортизационные отчисления, во втором – счет учета затрат (в зависимости от принятой учетной политики). По такому же сценарию можно организовать учет расходов на оплату услуг аккредитованной организации по проведению классификации. Такой подход, конечно, рационален, но нельзя сказать, что он полностью отвечает методологии бухгалтерского учета, а точнее, правилам составления отчетности. В ней нужно показать все активы, которые приносят доход, а не списывать единовременно все затраты на текущий финансовый результат. В нем важно соответствие получаемых доходов осуществляемым расходам (п. 19 ПБУ 10/99), в противном случае прибыль будет оценена субъективно. Чтобы этого избежать, автор предлагает по-другому взглянуть на затраты по проведению классификации объектов туриндустрии (в части оплаты услуг экспертов). Такие расходы вполне могут формировать стоимость (внимание!) НМА. Но прежде напомним условия признания таких активов, сформулированные в п. 3 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов».
Во-первых, объект способен приносить организации экономические выгоды в будущем, в частности, предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации. Наличие свидетельства о присвоении объекту туриндустрии категории говорит о том, что организация имеет право на экономические выгоды, которые данный объект способен приносить в будущем, а доступ иных лиц к таким экономическим выгодам ограничен (контроль над объектом). Правда, сказанное справедливо в полной мере, если классификация того или иного объекта туриндустрии обязательна (например, для проведения зимней олимпиады или чемпионата мира по футболу). Если же классификация является добровольной, то и без свидетельства о присвоении той или иной категории объект туриндустрии может приносить доход (экономические выгоды). Но, согласитесь, в любом случае наличие звезд у гостиницы (отеля), флага определенного цвета у пляжа и цвета (фона) указателя горнолыжной трассы позволяет надеяться на дополнительную прибыль от туристов, предпочитающих качественный сервис.
Поэтому первое требование к признанию оплаты классификации объекта туриндустрии формирующей стоимость НМА можно считать выполненным.
Второе условие признания актива нематериальным состоит в том, что организация имеет право на получение экономических выгод, которые данный объект способен приносить в будущем (то есть организация имеет надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и ее права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации – патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, документы, подтверждающие переход исключительного права без договора, и т. п.). Свидетельство о присвоении объекту туриндустрии определенной категории как раз является документом, который подтверждает право пользования всеми выгодами, которые может иметь «звездная» гостиница (отель), сертифицированный пляж или прошедшая процедуру классификации горнолыжная трасса. Здесь же следует упомянуть об ограничении доступа иных лиц к таким экономическим выгодам. Воспользоваться полученными гостиницей (отелем) звездами иным лицам не удастся, для этого им самим нужно будет пройти процедуру классификации объекта. Поэтому требование контроля над объектом (права использования объекта туриндустрии определенной категории) также можно считать выполненным.
Третье условие признания актива НМА – возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от других активов. Право на использование той или иной категории можно идентифицировать, опять же, по выданному свидетельству о ее присвоении гостинице и иному средству размещения (пляжу, горнолыжной трассе).
Четвертое условие требует, чтобы объект предназначался для использования в течение длительного времени – срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Для свидетельств о присвоении горнолыжным трассам или пляжам категории установлен максимальный срок – не более трех лет, для свидетельства о присвоении категории гостинице или иному средству размещения подобного ограничения нет, то есть данный документ может действовать и дольше. При этом обязательно подтверждение категории классифицированных гостиниц и иных средств размещения раз в два года – для этого аккредитованная организация оценивает их соответствие требованиям присвоенной категории. То же самое касается горнолыжных трасс и пляжей. Затраты на оплату этих работ рассмотрим отдельно, а сейчас лишь скажем, что срок действия свидетельства о присвоении категории объектам туриндустрии составляет свыше года, что подтверждает долгосрочный характер нашего актива.
Пятое условие признания актива НМА – организация не предполагает продажу объекта в течение 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает обозначенный период. Даже если отельер захочет это сделать, у него возникнут проблемы: предоставленное право на использование категории объекта туриндустрии не может быть передано другому лицу, поскольку свидетельство, как лицензия, выдается конкретному лицу – владельцу объекта туриндустрии, которое выполнило требования к этому объекту, установленные для той или иной категории.
Шестое условие идентификации НМА обязывает бухгалтера достоверно определить фактическую (первоначальную) стоимость объекта. С этим трудностей не возникнет, так как стоимость работ аккредитованной организации по проведению работ по классификации гостиницы и иного средства размещения, горнолыжной трассы, пляжа определяется исходя из заключенного договора о проведении классификации.
Последнее требование признания НМА предполагает отсутствие у объекта материально-вещественной формы. Понятно, что речь идет не о носителе информации (свидетельстве), а о самом праве на использование категории при доведении до клиентов сведений об объекте туриндустрии и о предоставляемом с его помощью сервисе.
Итак, все условия ПБУ 14/2007 для отражения оплаты услуг экспертов по проведению классификации гостиниц и иных средств размещения, горнолыжных трасс и пляжей выполняются. Если читатель согласен с предложенной позицией, то рассмотрим корреспонденцию счетов по учету обозначенных расходов. Для примера сначала возьмем пляж, расходы по классификации которого бухгалтер вправе включить в стоимость НМА. Срок его полезного использования – не более периода действия выданного свидетельства о присвоении категории (три года).
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 2 ноября 2006 г. N 03-03-02/268 О порядке учета в целях налогообложения прибыли расходов на классификацию гостиниц и других средств размещения
Вопрос: В настоящее время в Российской Федерации в сфере оценки качества гостиничных услуг действует «Система классификации гостиниц и других средств размещения», одобренная распоряжением Правительства Российской Федерации от 15 июля 2005 г. N 1004-р (зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации 9 сентября 2005 г. N 6991).
Система предусматривает непосредственный выезд экспертов на классифицируемый объект, тщательную проверку каждого номера на соответствие установленным требованиям, государственную аттестацию. Тем самым она направлена на повышение уровня гостиничного обслуживания в стране и защиту прав потребителей, т.к. государство контролирует соответствие качества гостиничных услуг присвоенной категории.
Согласно российскому законодательству обязательные требования к гостиничным услугам не предусмотрены. В то же время в правилах предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490, сказано, что материально-техническое обеспечение гостиницы, перечень и качество предоставляемых услуг должны соответствовать требованиям присвоенной ей категории. Система классификации гостиниц и других средств размещения стимулирует эти организации постоянно поддерживать уровень качества гостиничного обслуживания в соответствии с присвоенной категорией.
Оплата питания в командировке: налоговый учет
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Затраты на питание не учитываются в составе расходов по УСН и налогу на прибыль, также на них необходимо начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы.
Исключение — ситуация, когда затраты на питание включены в стоимость проживания. Но если стоимость питания в чеке выделена отдельной строкой, то эти расходы нельзя включить в состав затрат по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.