Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпускные резервы. Как применять ПБУ 18/02». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Резерв по отпускным — это объем обязательств, которые юрлицо принимает на себя в отношении выплат своим работникам, использующим ежегодный оплачиваемый отпуск. По всем характеристикам он отвечает понятию «оценочное обязательство», подчиняющемуся положениям ПБУ 8/2010 (утверждено приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н).
Пример расчета по методике 3
Пускай на начало года данные по категориям сотрудников таковы:
- по управленческому персоналу: остаток отпускных дней — 300 календарных дней, среднедневной заработок — 2000,00 руб.;
- по хозяйственному персоналу: остаток дней — 200 календарных дней, среднедневной заработок — 1200,00 руб.
Резервная сумма = 2000 руб. × 300 дн. + 1200 руб. × 200 дн. = 840 000.
Суммарная ставка 30,2 %, следовательно, сумма на оплату страховых взносов = 840 000 × 0,302 = 253 680.
Итого следует зарезервировать 840 000 + 253 680 = 1 093 680.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
| № п/п | ФИО сотрудника | Дата заключения трудового договора | Заработано на 01.12.2021 | Использовано | Резерв | Количество дней отпуска без сохранения зарплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 01.12.2017 | 224 | 120 | 104 | |
| 2 | Петров Петр Петрович | 30.11.2020 | 56 | 30 | 16 | 3 |
| 3 | Викторова Виктория Викторовна | 05.12.2017 | 112 | 50 | 62 |
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Ввод остатков оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром в связи с переходом на новую версию программы необходимо ввести остатки оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с оценочных обязательств (резервов) по отпускам на начало 2021 г. Организация ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом.
Остатки оценочных обязательств (резервов), страховых взносов и взносов НСиПЗ с оценочных обязательств (резервов) по отпускам регистрируются в документе Резервы отпусков по виду операции Корректировка остатков. В нашем примере остатки вводятся на 1 января 2022 г., поэтому в поле Месяц документа укажите Декабрь 2021.
Ввести остатки можно:
-
на закладке Обязательства и резервы текущего месяца в разрезе подразделений и способов отражения, если данные об остатках оценочных обязательств (резервов) отпусков по сотрудникам отсутствуют. Тогда в следующем после ввода остатков месяце данные суммы будут учтены при расчетах и распределены между сотрудниками пропорционально (с учетом остатков отпусков)
-
на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам в разрезе сотрудников и способов отражения, если имеются данные об остатках оценочных обязательств (резервов) отпусков по сотрудникам. Тогда данные автоматически сформируются на закладке Обязательства и резервы текущего месяца в разрезе подразделений и способов отражения.
Как скорректировать резерв на конец года, если его размер отличается от суммы предполагаемых отпускных
Теперь другая ситуация: оценочное обязательство по итогам 2012 года вы использовали не полностью. Тут нужно действовать таким образом.
Возьмите сумму предполагаемых выплат по тем отпускам, которые причитаются сотрудникам на конец года. Далее сравните результат с суммой оставшегося обязательства под предстоящие отпускные выплаты.
Если остаток оценочного обязательства окажется больше, всю сумму причитающихся отпускных, в том числе и разницу, вы вправе учесть при формировании резерва в 2013 году. Тогда включать эту разницу в прочие доходы не нужно. Это определяет второй абзац пункта 22 ПБУ 8/2010.
Если же полагающиеся на конец года отпускные больше остатка резерва, просто сделайте запись на разницу:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
— доначислен резерв на оплату отпусков на сумму разницы между величиной «отпускных» обязательств компании на конец года и суммой резерва, не использованного в 2012 году.
Пример расчета процента отчислений в резерв отпусков
Для определения процента отчислений можно использовать формулу:
Планируемая сумма отпускных и взносов / Планируемая сумма по оплате труда и взносам * 100%
Следует отметить, что субъект самостоятельно устанавливает планируемые суммы отпускных, оплаты труда и страхвзносов в соответствии с численностью персонала, тарифными ставками и окладами и т. д.
Для определения ежемесячного размера отчислений с учетом установленного процента используется формула:
Сумма по оплате труда и взносам * Процент
Если в каком-то месяце сумма всех предыдущих отчислений превысила определенный ранее лимит отчислений, то размер отчисления нужно определить по особой формуле:
Предельная величина отчислений в резерв ─ Фактический размер отчислений с начала года
В следующие месяцы отчисления рассчитывать не надо.
Пример
Компания ООО «Альфа» должна сформировать резерв отпусков в налоговом учете на будущий календарный год, производя ежемесячные отчисления в текущем. На первом этапе нужно определить процент ежемесячных отчислений:
|
№ п/п |
Показатель |
Сумма, руб. |
| 1 | Планируемая величина расходов на отпуска | 500 000 |
| 2 | Страховые взносы с отпусков (стр. 1 * 30,2%) | 151 000 |
| 3 | Итого планируемая величина расходов на отпуска и страховые взносы (стр. 1 + стр. 2) ─ лимит отчислений в резерв | 651 000 |
| 4 | Планируемая величина расходов на оплату труда | 6 000 000 |
| 5 | Страховые взносы с расходов на оплату труда (стр. 4 * 30,2%) | 1 812 000 |
| 6 | Итого планируемая величина расходов на оплату труда и страховые взносы (стр. 4 + стр. 5) | 7 812 000 |
| 7 | Ежемесячный процент отчислений в резерв отпусков (стр. 3 / стр. 6 * 100%) | 8,33% |
Так как формула, которая используется для расчета суммы резерва, не определена, любая компания формирует ее самостоятельно.
В данном случае разработанный способ должен быть установлен в учетной политике.
Резерв должен определяться на базе имеющихся фактов бизнеса организации, а расчет требуется обосновывать на накопленном опыте компании (возможно, и на некоторых экспертных заключениях).
Другими словами, расчеты должны подтверждаться документами, быть разумными, логически обоснованными и рациональными.
Чтобы при проверке доказать сумму начисленных резервов для оплаты отпуска, организация обязана иметь следующие документы:
- Установленный в учетной политике способ расчета резерва, что обеспечит компании надежную оценку стоимости этого обязательства.
- Необходимо разработать первичный документ, который должен отражать рассчитанный резерв. Для этого нужно прикрепить первоначальные документы, информацию для расчетов (лист рабочего времени, заработная плата и так далее).
Существует несколько методов расчета резерва на отпускную оплату. Рассмотрим один из них, довольно точный, так как он основан на расчете реального числа неиспользованных дней отпуска и среднесуточного дохода служащих:
- Все сотрудники предприятия должны быть разбиты по подразделениям (отделам) для определения применяемых к ним учетных записей (20-26, 44 и так далее).
- Нужно иметь данные о числе дней отпуска, которые требуются каждому работнику. Определить резерв отпусков в 1с не составляет труда.
- Рассчитываем среднесуточный доход (СД) сотрудников для каждой группы. Для этого нужно поделить всю заработную плату сотрудников за прошедший выбранный период (месяц, квартал) на число календарных дней в этот временной отрезок, а потом на количество человек в каждой выявленной группе.
Резервы отпусков и пример расчета
Чтобы лучше понять изложенный выше материал, рассмотрим выполнение расчета в вымышленной организации «Старт». Допустим, она отразила в учетной политике, что резерв на отпуск оплачивается каждый квартал. Для определения зарплаты и страховых премий употребляется счет 44 «Издержки обращения». В компании работают 20 человек. Она не имеет оснований для внедрения пониженных или повышенных страховых тарифов (общая ставка премии составляет 30,2%). По состоянию на 31.03.2017 года данные за квартал выглядят следующим образом:
- Число дней неиспользованного отпуска — 134.
- За 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 рублей.
- 91 день в квартале.
Методика расчета:
1. Высчитать резерв на 03/31/2017:
СДЗ = 678 000/91/20 = 372,53 руб.
Размер резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Для резерва отпусков проводки:
Дт 44 «Издержки обращения » Кт 96.01 — 998 380,40 рублей.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 — 301 510,88 рублей.
2. Добавим дополнительные данные в наш пример, чтоб узнать, как корректируется отпускное пособие:
- По состоянию на 31 марта 2017 года были предусмотрены резервы и страховые платежи в размере 1 299 891,28 рублей.
- Во 2 квартале сумма начисленных отпусков и страховых премий от них составила 140 900 рублей.
- Число неиспользованных дней отпуска в конце второго квартала составляет 120 дней.
- Зарплата за 2 квартал и число служащих оставалось аналогичным, как и в прошлом периоде.
В итоге, по состоянию на 30 июня 2017 года сумма неиспользованной отпускной суммы резерва составляет 1299,891,28 — 140,900 = 1,158,991,28 рублей.
Рассмотрим, как формируются оценочные обязательства и резервы по отпускам в «1С:Зарплата и Управление Персоналом».
Первоначально нужно сделать настройки учетной политики. Справочник Организация – Учетная политика и другие настройки – Оценочные обязательства (резервы) отпусков – В открывшемся окне задаем параметры. В нашем случае:
- Оценочные обязательства формируются в бухгалтерском учете нормативным методом;
- Учитываются в налоговом учете;
- Ежемесячный процент отчислений от ФОТ – 10%, определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда;
- Предельная сумма отчислений в год – 100 000,00 руб. Рассчитывается согласно смете, утверждена в локальном акте организации.
Даты создания резерва
В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.
Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат
| Отчетная дата | Количество раз формирования резерва | Использование в учете |
| Последний день месяца | 12 (двенадцать) | Редко применяется, поскольку определить, контролировать и списывать в расходы ежемесячную сумму достаточно сложно. Размер допускается превысить расчетную на 5% — показатель, не учитываемый при реализации признака существенности |
| День окончания квартального периода | 4 (четыре) | Является наиболее оптимальной формой резервирования |
| Последний день года | 1 (один) | Редко используется в учете |
В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?
Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.
Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?
Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.
Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?
Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.
Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?
Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.
Вопрос №5. По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?
Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.
Операции с резервом на оплату отпуска проводятся в согласовании с положениями ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы».
В соответствии с пунктом 4 ПБУ 8/2010, обязательство по оценке является таковым для организации с неопределенной величиной и периодом выполнения, которое может появиться, исходя из нормативных и законодательных актов.
В силу ст. 114. 122 ТК РФ организация-работодатель должна предоставлять персоналу ежегодный отпуск при сохранении места работы (должности) и среднего заработка. Платежи за предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска являются одним из случаев, когда работодатель предоставляет гарантии, которые выполняются за счет его средств.
Так как данные затраты являются обязательством работодателя, которые были установлены трудовыми нормативно-правовыми актами, резерв на оплату отпуска признается в качестве оценочного обязательства. Оно признается в бухгалтерских отчетах организации в размере, который отражает более надежную денежную оценку затрат, необходимых для его расчета.
Вариант 1: самый простой
Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.
Пример.
ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2020 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку:
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
| 44 | 96 | 130 200 | Сформирован резерв отпусков на 2020 год |
Резерв по отпускам в налоговом и бухгалтерском учете
Величина отпускного резерва учитывается по Дебету зарплатных затратных счетов, то есть сч. 20, 26, 44, 08, а также Кредиту соответствующего субсчета активно-пассивного сч. 96.
В балансе она отражается в стр. 1540.
Суммы должны быть идентичны.
В рамках налогового учета резерв по отпускам учитывается при определении налога на прибыль.
Исходя из п. 1 ст. 318 НК РФ, его можно относить как к прямым, так и к косвенным расходам. Поэтому механизм распределения обязательно должен быть отражен в Учетной политике.
Для того, чтобы можно было применить положения гл. 25 НК РФ, резервный объем следует признать издержками на оплату трудового заработка подчиненным (п. 24).
Порядок его учета разнится в зависимости от результатов проведенной инвентаризации и регламентируется ПБУ. Так, при выявлении профицита резерва неиспользованные средства признаются внереализационным доходом (п. 5 ст. 324.1 НК РФ) и отражаются по Дебету сч.96 и Кредиту сч. 91, субсчет 91.1.
В дальнейшем же возникают различия в части корректировки созданного резерва
Если в бухгалтерском учете резерв может корректироваться в течение года (например, при его недостаточности — п.21 ПБУ 1/2008), то налоговая корректировка осуществляется лишь на конец налогового периода (п.3 ст.324.1 НК РФ).
В бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Бухгалтерский учет по этому счету должен быть организован в разрезе видов резервов, поэтому к счету 96 необходимо открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков» (Инструкция к плану счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н).
В налоговом учете создание резервов на предстоящую оплату отпусков является делом добровольным. Напомним, что резервы могут создавать только организации, применяющие метод начисления.
ООО «Лютик» создает резерв на выплату отпускных по каждому работнику. В этом случае рассчитывается средняя заработная плата за последние 12 месяцев (с учетом премий, индексаций, надбавок и т.д.) по каждому работнику и на ее основе ежемесячно рассчитывается «заработанная» сумма начисленных отпускных и страховых взносов:
В каких случаях заполняются графы 12 и 13 регистра? Если в отчетном периоде фактические расходы на выплату отпускных больше, чем размер признанного оценочного обязательства, то сумма превышения отражается напрямую по дебету затратных счетов с кредитом счетов 70,69 (п. 21 ПБУ 8/2010, Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 г. №07-04-18/01). Как было отмечено в начале статьи, в налоговом учете в течение года не уточняется сумма резерва на выплату отпускных (Письма Минфина РФ от 11.01.2013 г. №03-03-06/1/4, МНС РФ от 18.08.2004 г. №02-5-11/142@).
Как скорректировать резерв на конец года, если его размер отличается от суммы предполагаемых отпускных
Теперь другая ситуация: оценочное обязательство по итогам 2012 года вы использовали не полностью. Тут нужно действовать таким образом.
Возьмите сумму предполагаемых выплат по тем отпускам, которые причитаются сотрудникам на конец года. Далее сравните результат с суммой оставшегося обязательства под предстоящие отпускные выплаты.
Если остаток оценочного обязательства окажется больше, всю сумму причитающихся отпускных, в том числе и разницу, вы вправе учесть при формировании резерва в 2013 году. Тогда включать эту разницу в прочие доходы не нужно. Это определяет второй абзац пункта 22 ПБУ 8/2010.
Если же полагающиеся на конец года отпускные больше остатка резерва, просто сделайте запись на разницу:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков»
— доначислен резерв на оплату отпусков на сумму разницы между величиной «отпускных» обязательств компании на конец года и суммой резерва, не использованного в 2012 году.