Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников: как рассчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитывают только тех сотрудников, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность — более широкий показатель. При подсчете учитывают не только наемных сотрудников, но и совместителей, работников по договору ГПХ, отпускников и сотрудников на больничном. Важно: человек должен проработать в организации более одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет больше одной ставки, для данного показателя он считается как один человек — в соответствии с основной работой. Если это внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.
Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.
На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.
Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.
Кого включать в среднесписочную численность работников?
В среднесписочную численность целыми единицами по общим правилам включаются работники:
- фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
- находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
- не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
- не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
- принятые на работу с испытательным сроком;
- заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники);
- сотрудники, имеющие специальные звания;
- направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
- временно принятые на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
- студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
- обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
- находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
- имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
- получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
- принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
- находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
- находившиеся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
- принимавшие участие в забастовках;
- работавшие вахтовым методом;
- иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России;
- совершившие прогулы;
- находившиеся под следствием до решения суда;
- женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком, работающие на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.
Организации должны сдавать в территориальные налоговые органы по месту своей регистрации отчеты о средней списочной численности работников. Одна из причин, по которой налогоплательщиков обязывают сдавать подобные сведения, – подтверждение возможности для компании выбирать способ подачи налоговой отчетности.
Напомним, что только организации, численность сотрудников которых не превышает 100 человек, могут представлять декларации в ИФНС любым возможным способом на свое усмотрение (п. 3, 4 ст. 80 НК РФ):
- на бумажном носителе лично или через представителя;
- по почте ценным письмом с описью вложения;
- по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде.
Если же численность персонала превышает сотню сотрудников, то отчетность на бумажном носителе сдать не получиться. Такие крупные компании должны сдавать отчетность исключительно в электронном виде (п. 4 ст. 80, п. 5 ст. 174 НК РФ).
Формулы списочной и среднесписочной численности
Годовая ССЧ – это сумма ССЧ всех месяцев, разделенная на 12:
ССЧгод = (ССЧянв + ССЧфев + … + ССЧдек) / 12
При этом, даже если компания вела деятельность только несколько месяцев в течение года (например, открылась в сентябре, то есть отработала 4 месяца), делить нужно на полное их число – 12.
Чтобы рассчитать месячную ССЧ, сложим списочные численности (СЧ) за каждый день месяца (включая нерабочие) и разделим на общее количество дней.
Например, за январь 2019:
ССЧянв = (СЧ1янв + СЧ2янв + … + СЧ30янв + СЧ31янв) / 31
Списочная численность – это количество сотрудников (оформленных официальным трудовым договором и получающих з/п) в компании на конкретное число месяца. В том числе, тех, кого в этот день приняли на работу, кто отсутствовал на рабочем месте (из-за командировки, по болезни), кто работает удаленно.
Исключаются из СЧ:
- уволенные в этот день;
- военнослужащие и адвокаты;
- привлеченные по внешнему совместительству;
- направленные на обучение по инициативе компании;
- оформленные по гражданско-правовым договорам.
С чего начинать расчет
Прежде чем приступать к определению среднесписочной численности работников предприятия за год, нужно из данных исключить тех лиц, информация по которым не включается в расчет. Это:
-
сотрудницы, пребывающие в отпуске по беременности и родам, или усыновившие новорожденного ребенка прямо из роддома, а также оформившие отпуск по уходу за ребенком;
-
работники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск в связи с учебой в образовательном заведении, и сотрудники, взявшие неоплачиваемый отпуск для поступления в ВУЗ или средне-специальное учебное заведение;
-
внешние совместители;
-
лица, работавшие по договорам ГПХ;
-
учредители, не получающие заработную плату;
-
сотрудники, направленные на работу за границу;
-
работники, отправленные на учебу с отрывом от производства (получающие стипендию от организации), или переведенные временно в другую организацию без сохранения зарплаты.
Как определить среднесписочную численность работников за год
Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:
ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,
где ССЧ — среднесписочная численность за год,
СЧ- среднесписочная численность за месяц;
12- количество месяцев в году.
Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).
Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы). Для формы среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, направляемой в ИФНС и для 4-ФСС округлять нужно до целого значения.
Чтобы было понятнее, разберем расчет на примерах.
Обобщим основные моменты. Все учреждения должны представлять сведения о средней и среднесписочной численности работников. Такие данные отражаются в форме П-4, которая представляется в органы статистики. Кроме того, сведения о среднесписочной численности работников используются при установлении обязанности по сдаче отчетности по налогам и страховым взносам в электронном виде.
Обращаем ваше внимание на то, что не так давно были приняты новые Указания по заполнению некоторых форм статистического наблюдения, в том числе формы П-4, утвержденные Приказом Росстата от 26.10.2015 N 498. Предполагалось, что этот Приказ должен вступить в силу с 1 января 2016 г. вместо действующего Приказа N 428. Однако впоследствии Росстат издал Приказ от 05.12.2015 N 613, который отменил вступление в силу Приказа от 26.10.2015 N 498. Таким образом, в 2016 г. при определении среднесписочной численности работников, отражаемой в форме П-4, по-прежнему следует руководствоваться Приказом N 428.
Сведения о среднесписочной численности работников
Отчетность «Среднесписочная численность работников в 2020 году» необходимо подавать в налоговую инспекцию в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ. Форма отчета — КНД 1110018.
Эти сведения являются очень важными для ИФНС, так как на основании средней численности определяется законодательно принятый способ сдачи отчетности.
В том случае, если у предприятия за предыдущий период зарегистрирована численность, равная 100 и более, то все отчеты в территориальную налоговую инспекцию подаются только в электронной форме — путем электронного документооборота через специализированные программы по телекоммуникационным каналам связи (ст. 119.1 НК РФ). Если данное требование будет нарушено, организации придется заплатить штрафные санкции в размере 200 рублей.
При численности служащих, зафиксированной на отметке ниже 100 человек, работодатель имеет возможность выбора формата подачи отчетности: сведения можно предоставлять как электронно, так и в бумажном виде.
Сведения о численности также подтверждают право применения специальных режимов налогообложения. Если предприятие выбрало упрощенный налоговый режим, его среднесписочная численность работников не должна быть более 100 человек.
Порядок подачи сведений о среднесписочной численности работников
В том случае, если данные предоставляются в бумажном виде, руководитель может выписать доверенность на любого сотрудника, который, в свою очередь, лично предоставит отчетность в территориальную ИФНС. Подать информацию также можно по почте, составив в обязательном порядке опись направляемого пакета документов.
Если налогоплательщик выбрал электронный способ сдачи отчета, то ответственный специалист формирует сведения о СЧР в соответствующей программе для электронной отчетности, подписывает документ электронной цифровой подписью и направляет в территориальную налоговую инспекцию по ТКС.
Налогоплательщики обязаны соблюдать сроки подачи информации и ни в коем случае не нарушать их. Так, за непредоставленные или просроченные данные о среднесписочной численности работников налоговая инспекция выставит штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Должностным лицам тоже придется заплатить неустойку, согласно ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, в размере от 300 до 500 рублей (Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-179 от 07.06.2011).
Как считается среднесписочная численность работников?
Для того чтобы посчитать среднюю численность сотрудников на предприятии (в фирме, компании, ИП) за месяц, следует использовать простую формулу, предписанную Росстатом:
СЧм = ΣЧд/Д, где
- ΣЧд — суммарная численность сотрудников за каждый день отчётного месяца;
- Д — количество дней в календарном месяце, включая нерабочие дни: выходные и государственные праздники.
Среднесписочная численность работников компании за год или любой другой отчётный период рассчитывается по другой формуле:
СЧг = ΣЧм/М, где
- ΣЧм — суммарная численность сотрудников за каждый включаемый в расчёты месяц;
- М — количество месяцев в отчётном периоде (в году — 12 месяцев, в квартале — 3 месяца и так далее).
Применение средней численности
Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:
- При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
- При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
- Для получения налоговых льгот.
Как рассчитать среднюю численность
Для расчета средней численности за период, больший одного месяца берется сумма этого показателя по каждому месяцу взятого периода. Например, средний показатель, при средней численности с января по март – 45 человек, а с апреля по декабрь – 48, будет следующий:
(45 х 3 + 48 х 9) / 12 = 47 человек
Для расчета среднесписочной численности за 1 месяц нужно будет прибавить показатель по среднесписочной численности к средней численности внешних совместителей и работающих по ГПД.
Для расчета средней численности внешних совместителей нужно количество отработанных ими часов разделить на общее количество рабочих часов взятого месяца.
Например, в организации трудятся три внешних совместителя по 4 часа 5 дней в неделю с продолжительностью рабочего дня 8 часов. Двое из них в ноябре 2017 года отработали все положенное рабочее время, то есть 21 рабочий день а в один – только 10.
Произведем учет работников за отработанные дни:
4 чел.часа / 8 ч х 2 человека = 1 человек
4 чел.часа / 8 ч х 1 человека = 0,5 человек
Общее количество чел./дней:
1 х 21 день + 0,5 х 10 дней = 26 чел./дней
Средняя численность равна:
26 чел./дней / 21 день = 1,24 чел.
Средняя численность по НПД рассчитывается аналогично.