Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец. Смена главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру — шаг 4)
Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):
- регистрационные и учредительные документы;
- перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
- учетная политика компании;
- должностные обязанности работников бухгалтерии;
- первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
- кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
- регистры налогового и бухгалтерского учета;
- кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
- бухгалтерские справки;
- инвентаризационные описи;
- налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
- акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
- отчетность во внебюджетные фонды;
- прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.
Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:
- Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
- Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
- Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
- Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
- Проверяет наличие первичных документов (не всех — можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
- Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.
Что такое документооборот и зачем он нужен
За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.
График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.
Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.
Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.
Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучете№ 402-ФЗ.
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
-
Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Перечень форм первичной учетной документации на 2020 год
Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.
Причина в том, что унифицированные и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации являются бумагами основой для каждой операции, сделки или событию, которые возникают в процессе работы.
Перечень документов можно поделить так:
- кадры, рабочее время и расчеты с персоналом
- работа с подотчетниками;
- работы в строительстве;
- услуги;
- основные средства;
- нематериальные активы, материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
- продукция и товарно-материальные ценности в местах хранения;
- денежные расчеты с населением с использованием ККТ;
- торговые операции;
- услуги общепита;
- кассовые операции;
- результаты инвентаризации;
- работа строительных машин и механизмов, работы в автотранспорте;
- расчетные документы;
- бланки строгой отчетности;
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- сельскохозяйственная продукция и сырье.
Эксперты Системы Главбух собрали все типовые формы первичных документов в одном месте. Вы можете скачать нужный бланк и посмотреть пример его заполнения. Все формы разбиты по категориям: расчеты с персоналом, основные средства, кассовые операции и другие.
Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:
- акты о приеме-передаче;
- накладная;
- акт о приеме-сдаче;
- акт о списании;
- инвентарная карточка;
- инвентарная книга;
- акты по оборудованию.
Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.
Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которых не было, в том числе по мнимым и притворным сделкам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Конкретных требований к форме и виду первичных документов закон не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета.
Прием-передача документов
Главный бухгалтер должен получить следующие документы.
Учредительные и регистрационные бумаги:
- устав, учредительный договор;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о регистрации;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
- учетная политика;
- политика по налоговому учету;
- план счетов;
- должностные инструкции работников бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
- оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
- регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:
- бухгалтерская отчетность;
- декларации и расчеты по всем налогам;
- книги покупок и продаж;
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Документы по инвентаризации:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные и сличительные описи.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
- акты налоговых проверок;
- акты сверок с инспекторами.
Документы по учету основных средств:
- приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
- акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
- инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
- акты на списание основных средств.
Документы по учету товарно-материальных ценностей:
- карточки учета материалов;
- приходные ордера по форме № М-4;
- требования – накладные по форме № М-11.
Документы по учету денежных средств:
- кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
- платежные поручения;
- выписки банков по расчетным счетам;
- журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.
Документы по учету труда и заработной платы:
- трудовые договоры;
- приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
- штатное расписание;
- табели учета рабочего времени;
- расчетно-платежные ведомости.
Документы по расчетам с подотчетными лицами:
- авансовые отчеты.
Документы по учету расчетов контрагентами:
- договоры с поставщиками и покупателями;
- акты сверок с дебиторами и кредиторами;
- товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
Передача электронных баз данных: главные моменты
Не следует забывать о том, что работа бухгалтеров давно автоматизирована. Так что, передавая бумажные дела, следует также передать базу данных бухгалтерской программы и программы электронной отчетности.
Отметим, что именно это облегчает и сокращает время проверки двух главных принципов ведения бухгалтерского учета – непрерывности и соответствия. На всякий случай напомним их суть:
- Принцип непрерывности – остатки на бухгалтерских счетах на конец предыдущего периода переходят в начальные остатки бухгалтерских счетов следующего периода.
- Принцип соответствия – данные синтетического учета соответствуют данным аналитического учета.
Для этого в бухгалтерской программе формируются регистры синтетического и аналитического учета требуемых периодов. Следом они сверяются с цифрами, содержащимися в отчетности, принятой государственными органами. И если непрерывность, соответствие и достоверность данных отчетности подтверждается, то распечатываются «сальдовки» по всем счетам на текущую дату.
Особое внимание при этом уделяется состоянию расчетов с бюджетом и сторонними организациями.
Потом распечатки сальдо подписываются всеми присутствующими лицами, и вызывается специалист программного обеспечения для дальнейшей защиты электронной информации. А подписанные распечатки прикладываются к готовому акту.
Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.
Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.
Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.
Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.
Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.
Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.
Главный бухгалтер решил уволиться
Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.
Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:
- Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
- Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
- Изменилось ведомство государственного учреждения.
Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.
Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.
В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.
Причины увольнения могут быть следующие:
- нанесения ущерба организации;
- разглашение коммерческой тайны;
- по собственному желанию.
Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:
- Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
- Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
- Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.
Прием-передача документов
Главный бухгалтер должен получить следующие документы.
Учредительные и регистрационные бумаги:
- устав, учредительный договор;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о регистрации;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
- учетная политика;
- политика по налоговому учету;
- план счетов;
- должностные инструкции работников бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
- оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
- регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:
- бухгалтерская отчетность;
- декларации и расчеты по всем налогам;
- книги покупок и продаж;
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Документы по инвентаризации:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные и сличительные описи.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
- акты налоговых проверок;
- акты сверок с инспекторами.
Как принять дела после увольнения главбуха
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, как и передача дел при увольнении главного бухгалтера вовсе не являются обязательными. Это всего лишь элемент профессиональной этики. Законодательством процесс увольнения главбуха никак не регламентирован. Вы можете разработать свои правила и закрепить их во внутренних документах. Мы же предлагаем придерживаться следующего алгоритма.
Инвентаризация перед увольнением главбуха обязательна только, если он материально-ответственное лицо. А это возможно в ситуации, когда главбух занимает по совместительству должность кассира и подписал договор о полной материальной ответственности. В остальных случаях составить акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – дело добровольное. Тем не менее, ее лучше провести, и вот почему.
Во-первых, вы узнаете, насколько отчетные данные соответствуют реальным.
Во-вторых, если увольняющийся главный бухгалтер, допустил нарушения, повлекшие штрафы и пени, вы их выявите. Ведь в ходе инвентаризации пересчитывают не только имущество, но и обязательства, в том числе и перед бюджетом.
В третьих, результаты инвентаризации пригодятся при приеме нового главбуха.
Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера
Итак, всего 4 вида причин для увольнения:
- Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при увольнении по собственному желанию законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
- Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при увольнении по сокращению штата. Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
- Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному заявлению невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки увольнения по соглашению освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
- Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон. Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.
Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учреждении ничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.
Ответственность и санкции
Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.
Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.
Акт передачи дел главного бухгалтера