Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Успешная адаптация работников: три подхода, четыре этапа и пять факторов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Почти все сотрудники испытывают на новом месте одни и те же проблемы. В первую очередь они страдают из-за психологического дискомфорта от требований даже очень лояльного руководства (просто за счет того, что они им в новинку), боятся проявлять себя и привлекать лишнее внимание. Новички часто ощущают себя не на своем месте, из-за чего дистанцируются от коллег, а иногда даже задумываются об уходе еще до окончания испытательного срока.
Основные проблемы новых сотрудников
Среди наиболее частых проблем новых сотрудников можно выделить:
- недостаток навыков самоорганизации;
- слабый уровень адаптации к новой среде;
- стеснение при общении с коллегами и руководителями;
- отсутствие практических навыков или недостаточный уровень компетентности.
Затруднять процесс адаптации могут и субъективные переживания:
- неуверенность в собственных силах;
- боязнь допустить простую ошибку, показаться коллегам непрофессионалом;
- страх не понравиться руководству или другим сотрудникам, стать изгоем в коллективе;
- опасение потерять работу, грубо нарушить правила компании;
- нежелание сближаться с командой, эмоциональная отстраненность.
Основные проблемы новичков
Что может осложнить человеку жизнь в его первые дни на новой работе? На что следует в первою очередь обратить внимание специалистам, занимающимся проблемами адаптации персонала? Исследования показывают, что преобладающими негативными моментами, мешающими почувствовать себя «на своем месте» вновь пришедшим сотрудникам, являются:
- недостаток организационных знаний;
- неумение ориентироваться в новой обстановке;
- скованность перед руководством и коллегами;
- отсутствие практического опыта.
К этим объективным факторам добавляются субъективные переживания, еще больше осложняющие адаптацию, такие как:
- страх показаться некомпетентным и не справиться со своими обязанностями;
- боязнь потери работы (или страстное желание как можно быстрее «продвинуться»);
- опасение не стать уважаемым в коллективе;
- отсутствие контакта с начальством (антипатичный руководитель или, наоборот, страх ему не понравиться);
- неумение «вписаться» в коллектив (опаска оказаться отверженным или не захотеть сближаться по своей инициативе) и др.
Почему важна адаптация персонала?
После того как подписан трудовой договор с новым перспективным сотрудником, не время останавливаться на достигнутом. Первый месяц работы — самый опасный период, ведь именно в это время принимается большинство[1] решений об увольнении со стороны персонала. Смена места работы всегда связана со значительными изменениями в жизни человека, ведь он мгновенно получает сразу несколько новых ролей — подчиненный, руководитель, коллега. Поэтому не стоит удивляться тому факту, что для полной адаптации к новым условиям необходимо время. А вот сколько времени для этого понадобится, во многом зависит от фирмы.
Подавляющее большинство — до 80%[2] компаний — признаются, что считают своей обязанностью разрабатывать и поддерживать системы адаптации персонала. Ведь это необходимо в первую очередь для того чтобы снизить масштабы так называемой текучки кадров, явления весьма вредного для любой компании. Ущерб от него выражается прежде всего в затратах — здесь и усиленная работа отдела кадров, и время рядовых сотрудников, назначенных кураторами, и упущенная польза, которую мог бы принести недавно нанятый сотрудник, подавший заявление об увольнении.
С развитием интернета «текучка кадров» приобрела дополнительный негативный эффект. Теперь она приносит ущерб репутации. Сотрудники, не прошедшие адаптационный период, склонны обвинять в этом (и часто — не без оснований!) именно компанию. Все претензии появляются в виде негативных отзывов, подрывая авторитет фирмы.
Поэтому управление процессом адаптации персонала сейчас считается одним из приоритетных в кадровой политике организации. Но перед тем как перейти к действиям, нужно разобраться с теоретической составляющей вопроса.
Зачем нужна адаптация
Адаптация, как и большинство процессов в бизнесе, эффективность которых была доказана на практике, требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении в коллектив нового человека.
Повышает уверенность в себе. Быстрая адаптация сотрудников позволяет заполучить уверенность в себе, а также обеспечить наилучший результат работы. Человек, имея успех среди коллег, способен проявлять свои лучшие стороны на работе — обеспечивать превосходное качество, в том числе за счёт взаимодействия в тандеме с другим специалистом.
Позволяет проявить свои способности. Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также поддержка со стороны коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может начать креативить, изучать новые методы взаимодействия с клиентами, разрабатывать наиболее эффективные методики взаимодействия с заказчиками.
Помогает получить компании максимальную прибыль. Применение наиболее эффективных решений, которые зачастую характеризуют полную адаптацию сотрудников, позволяет значительно приумножить приток организации. В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы — без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях — основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.
Эффективно борется со сложностями взаимодействия с персоналом. В большинстве случаев HR выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист находит свою работу вторым домом, в котором его понимает каждый. В этом и заключается особенность трудовой деятельности управляющего персоналом.
Грамотно распределяет рабочую силу, в соответствии с особенностями компетенции и профессионализма работников. Взвешивая каждый нюанс, эйчар снижает риски банкротства компании до минимума, ведь только благодаря грамотному подходу сотрудников и корректному исполнению своих обязанностей штат обеспечивает лучший порядок оказания услуг.
Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.
Возможность продвинуть достойных сотрудников по должности. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними работой, могут добиться лучших результатов в продвижении по карьерной лестнице. В большинстве своём они могут рассчитывать на высокую должность с хорошей оплатой.
Как оценить адаптацию персонала
Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендовано использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу возможно использовать не только при введении нового эксперта в коллектив, но и повышении. А чтобы правильно всё сделать, следует опираться на несколько потенциально важных критериев.
-
оценка по 10-ти и 20-балльной шкале — решение, позволяющее грамотно провести оценку, особенно, в сравнении с 5-балльной системой оценивания;
-
разбивка на важные и второстепенные моменты — принципиальный аспект, с которым каждый эйчар получает возможность выбрать из всего многообразия проблем наиболее весомые (проработав их досконально, можно будет обеспечить наилучший исход событий);
-
проводить исследование при введении специалиста в работу и спустя время — через 1, 3, 6+ месяцев. Этого времени вполне достаточно для полной адаптации.
Приспособление к новой обстановке — многосторонний процесс.
Он включает несколько видов адаптации к меняющимся условиям:
- Психофизиологическая — перестройка психики, режима жизни, физиологических процессов.
- Социальная — усвоение норм общения в новом коллективе, налаживание контактов, становление как члена команды.
- Профессиональная — оценка знаний и навыков, их изменение под новые требования.
- Производственная — изучение трудовых норм в компании, регламентов, рабочих инструментов, оборудования.
- Организационно-административная — знакомство с подходами к управлению, внутренней кадровой программой и организационной структурой.
- Финансовая — перестроение бюджета, соотношения доходов и расходов с учётом нового заработка и других условий, к примеру, проезда к месту работы.
Когда обе стороны понимают, на каких уровнях идёт адаптация, она проходит с минимальным стрессом.
7.8. Адаптация персонала
Цели и этапы адаптации
Адаптация – процесс изменения знакомства сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды.
Процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Практика показывает, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.
Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.
Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.
Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа.
Этап1. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако следует помнить, что даже в этих случаях в организации возможны непривычные для него варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения. т. д.
4.4.1 Профессиональная адаптация сотрудника выражается в овладении им специальностью, профессиональными навыками. На данном этапе генеральный директор определяет необходимую программу адаптации сотрудника, ответственные лица выполняют намеченные мероприятия по адаптации проставляют соответствующие отметки в «Плане адаптации сотрудника» оформленного в соответствии с приложением А.
4.4.2 За производственное обучение (индивидуальное) отвечают инструкторы производственного обучения.
4.4.3 Для проведения производственного обучения руководитель СП рекомендует генеральному директору кандидатуры инструкторов производственного обучения.
4.4.4 Генеральный директор оформляет отношения обучаемого с инструктором производственного обучения своим приказом, в котором указывает:
1. на накую должность учеником принимается обучаемый;
2. ФИО и должность инструктора производственного обучения;
3. сроки проведения обучения и дату сдачи квалификационных экзаменов;
4. программу адаптации обучаемого (см. приложение А)
4.4.4 Инструктор производственного обучения СП проводит занятие на рабочем месте. В процессе обучения работника инструктор производственного обучения координирует и проводит подготовку работника в соответствии с утвержденной программой адоптации (производственного обучения).
4.4.5 Непосредственный руководитель еженедельно в течение первого месяца, в дальнейшем — ежемесячно информирует работника о его достижениях в устной форме. Еженедельные встречи проводят в последний рабочий день недели (по итогам работы за неделю), ежемесячные встречи проводят 15-20 числа. Информирование включает:
1. производительность труда (выполнение норм выработки);
2. качество работы;
3. оценка сложности выполняемой работы;
4. разъяснение по размеру полученной по итогам месяца заработной платы.
1. «Оптический» подход обычно выражается в словах «начинайте работать, мы на вас посмотрим, а там будем обсуждать оплату и полномочия». Как правило, такие работодатели считают, что рынок рабочей силы перенасыщен специалистами любой квалификации и любого специалиста можно легко заменить. «Оптический» подход дает кандидату ощущение несерьезности организации и отсутствия заинтересованности в его работе.
2. «Армейский» подход заключается в выражении «трудно в учении, легко в бою». На протяжении испытательного срока новому сотруднику создаются дополнительные трудности в виде особо сложных и ответственных заданий. При этом его не знакомят с существующими наработками и не дают никаких объяснений. Иногда организации, исповедующие такой подход, ограничивают период работы с каждым сотрудником испытательным сроком, а затем принимают на работу нового работника.
Чаще всего это не жесткая «потогонная» система, а действительно попытка отобрать самых лучших работников, которая в конечном итоге может привести к негативным последствиям. Работник, прошедший испытательный срок в подобной организации, либо расслабляется после прохождения испытания и считает, что уже обеспечил себе спокойное существование, либо будет «мстить» за несправедливое жесткое отношение. Кроме того, в организациях «армейского» типа неизбежна «дедовщина», т.е. жизнь каждого вновь принятого работника будет еще сложнее. В итоге организация может быть вообще отрезана от притока новых сил. Жесткое дисциплинарное отношение к вновь принимаемым работникам имеет смысл только в том случае, если вся политика в области персонала носит такой же характер и сотрудник не заметит окончания испытательного срока.
3. «Партнерский» подход обычно демонстрируют организации, имеющие большой и разнообразный опыт найма сотрудников. По сути этот подход является признаком зрелости организации, осознающей необходимость оперативности в определении соответствия кандидата требованиям должности и соответственно снижения затрат, неизбежных при найме персонала и его адаптации. Зрелый работодатель понимает, что идеальных работников не бывает и что каждый прием на работу — это компромисс между ожиданиями и действительностью.
Можно ли обойтись без адаптации
Адаптация так или иначе происходит у нового сотрудника в любом случае, занимается этим РОП или нет. Однако, если процесс проходит бесконтрольно, когда новичок остается наедине со своими вопросами и проблемами, в первую очередь адаптация сильно затягивается. Во-вторых, результат ее непредсказуем. Вероятно, менеджер будет делать работу неправильно либо малоэффективно. По статистике, не прошедшие адаптацию сотрудники прикладывают до 70 % усилий от реальной «мощности».
Следующая причина не игнорировать важность правильной адаптации – множество преимуществ, которые дает процесс и сотруднику, и компании:
- повышение эффективности работы сотрудника;
- уменьшение или полное устранение так называемой текучки;
- формирование положительных взаимоотношений в команде;
- предотвращение грубых ошибок, часто совершаемых новичками.
Цели трудовой адаптации
Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:
- снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
- уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
- экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
- развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).
Адаптацию можно разделить на первичную и вторичную. В первом случае сотрудник ранее вообще не работал, во втором — уже имеет опыт. Но это — не единственные виды адаптации. Ее можно разделить на несколько подвидов:
Социальная. Она предполагает, что сотрудник знакомится с микроклиматом коллектива, его социальной средой. Ему важно понять, какие нормы поведения здесь приняты.
Производственная. Сотрудник знакомится с применяемыми технологиями, условиями труда и производства. Часто требуется время на изучение особенностей техники, применяемого ПО и CRM-систем.
Профессиональная. Этот вид адаптации предполагает, что сотрудник получает новые компетенции, опыт, необходимые для дальнейшей самостоятельной работы. Также важно оценить, есть ли перспективы карьерного роста, требуется ли обучение на курсах повышения квалификации.
Физиологическая. Каждая работа — это определенные нагрузки и график. К ним тоже нужно привыкнуть.
Психологическая. Человеку приходится строить отношения с коллегами, руководством.
Организационная. В компании всегда есть иерархия. Важно, понять, кто отвечает за решение определенных вопросов, кто руководит, кто подчиняется. Новый сотрудник должен понимать, какое место отведено ему.
Экономическая. Новичку важно знать, какую зарплату он будет получать, какие еще стимулы применяются в компании.
«Социальная адаптация» — это процесс гармоничного встраивания в новый коллектив, привыкание к психологической атмосфере и установление новых взаимоотношений.
В эту адаптацию входит знакомство и внедрение сотрудника в коллектив. При этом, под «коллективом» я понимаю только «первую линию родства» сотрудника, а не весь штат.
К первой линии относятся:
- непосредственные руководители (административный и функциональный);
- прямые подчиненные;
- «коллеги-заказчики» (те, кто использует результат деятельности сотрудника);
- «коллеги-поставщики» (те, чей результат деятельности использует сотрудник).
Оценка эффективности адаптации персонала
По мере осуществления процедуры адаптации персонала возникает необходимость в оценке эффективность проведенных мероприятий. Как правило, методы оценки адаптации персонала включают два основных объекта оценки:
- успешность сотрудника на испытательном сроке;
- эффективности организации системы адаптации.
В качестве метода оценки адаптации персонала многие компании используют:
- KPI и ключевые показатели эффективности;
- управление по целям (managment by objective);
- компетентностный подход для оценки.
Наиболее эффективными критериями оценки адаптации персонала будут критерии, которые включают конкретные результаты — исчисляемые, измеримые и очевидные. Удовлетворенность нового сотрудника процессом адаптации можно ранжировать по следующим показателям:
- удовлетворенность сотрудника должностными обязанностями;
- оценка его вовлеченности в новый коллектив и должность;
- удовлетворенность работника отношениями в команде;
- качество коммуникаций между сотрудником и линейным руководителем;
- общие знания и принятие корпоративной культуры организации.
Обычно такой анализ проводят через 3, 6 и 12 месяцев после приема сотрудника на работу. Оценка сотрудника по результатам испытательного срока может носить формализованный или неформальный характер и включать:
- формальную аттестацию по итогам испытательного срока;
- неформальную обратную связь от руководителя, наставника, ментора;
- серию тестовых заданий и экзаменов.
Об эффективности процесса адаптации можно судить по определенным показателям. Вход в организацию и в должность прошел успешно, если:
- через 6 месяцев после трудоустройства работа для сотрудника не вызывает чувство стресса, тревожности и дискомфорта. Он владеет знаниями о своих функциональны задачах и выполняет должностные обязанности в срок и с требуемым качеством;
- получен необходимый объем корпоративных и профессиональных знаний и компетенций, требующихся для самостоятельного выполнения работы;
- сотрудник действует в соответствии с установленными требованиями и корпоративными нормами;
- есть желание совершенствоваться в профессии;
- работник чувствует себя частью коллектива;
- сотрудник связывает свое профессиональное будущее и возможности карьерного роста с вашей организацией;
- успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
- у сотрудника есть чувство, что к его мнению прислушиваются;
- установлены дружеские взаимоотношения с членами коллектива и неконфликтные отношения с группой.
Безусловно, в конечном счете, основным показателем эффективной адаптации является полноценное выполнение новым сотрудником поставленных перед ним задач и его желание продолжить свое трудоустройство в данной организации.
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.