Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка и налоги: какими налогами облагаются суточные и другие выплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.
Суточные сверх норм в 2021 году: платите взносы, НДФЛ и всё покажите в Расчете.
Чтобы отразить размер суточных, которые превышаю установленную норму, в форме 6-НДФЛ, нужно уточнить, какие даты должны быть указаны во втором разделе расчета. Для облагаемых налогом суточных датой, когда был получен фактический доход, является последний день месяца, в котором произошло утверждение авансового отчета после возвращения сотрудника из командировки. Именно это число месяца должна быть указано в строчке 100 формы 6-НДФЛ (дата, когда фактически был получен доход).
В строке 110 (дата, когда налог был удержан) следует указать число, когда произошла выплата дохода, из которого был удержан НДФЛ. Важно знать, что не допускается, чтобы это число наступило раньше последнего числа месяца, поскольку удержание НДФЛ не допустимо, если доход не был получен работником. Поскольку получение дохода произошло в заключительный день месяца, то и удержание налога может произойти при произведении ближайшей выплаты.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что перечисление НДФЛ со сверхнормативных суточных должно произойти не позднее рабочего дня, который следует за днем, когда с суточных был удержан НДФЛ.
Не облагаются страховыми взносами суточные, которые не превышают установленных на уровне российского законодательства нормативов.
Во избежание спорных ситуаций с налоговой службой, Пенсионным фондом и Фондом соцстрахования, компании следует прописать, по каким правилам происходит начисление суточных. Сделать это можно в любом нормативном документе локального характера, например, в Положении о командировках или коллективном договоре.
На суточные, которые превышают установленный норматив, начисляются страховые взносы. Однако, подобное правило однозначно распространяется только на те командировки, длительность которых превышает 24 часа.
Что же касается однодневных командировок, то тут присутствует два различных мнения:
- Мнение Фонда социального страхования состоит в том, что взносы должны начисляться в любом случае.
- Верховный Арбитражный Суд России высказывает противоположное мнение (решение от 14.06.2013 года). Основывается оно на том, что суточные, которые получает сотрудник за нахождение в служебной поездке, не являются доходом особы. Это средства, которые компенсируют человеку неудобства, которые появились в его жизни вследствие выполнения поручения работодателя.
При направлении в служебную командировку организация выплачивает работнику суточные в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. ст. 167, 168 ТК РФ, п. п. 11, 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение).
НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Командировочные расходы, понесенные при осуществлении обычной деятельности организации, признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете на дату утверждения авансового отчета работника. До этого момента суточные, выданные авансом, отражаются как дебиторская задолженность работника (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, далее — ПБУ 10/99).
По общему правилу аванс, выданный в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату выдачи. В дальнейшем задолженность работника по подотчетной сумме в связи с изменением курса евро не пересчитывается. Соответственно расход в виде суточных признается в той же сумме (п. п. 4, 5, 6, 9, 10 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154).
Пример
. Учет суточных в иностранной валюте.
Работник управленческого аппарата получил суточные на четыре дня загранкомандировки в общей сумме 400 долларов США. Курс Банка России составил (условно):
- на дату выдачи валюты работнику — 58 руб./долл. США;
- на последний день месяца утверждения авансового отчета — 59 руб./долл. США.
Рублевая сумма суточных для целей удержания НДФЛ составляет 23 600 рублей (100 долл. США х 4 дн. х 59 руб.). Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 10 000 рублей (2500 руб. х 4 дн.), облагаются НДФЛ – в сумме 13 600 рублей (23 600 руб. – 10 000 руб.), а налог составляет 1768 руб. (13 600 руб. х 13%).
Даты для сверхнормативных суточных
Для отражения величины сверхнормативных суточных в форме 6-НДФЛ необходимо определиться с датами, которые будут указаны в Разделе 2 Расчета.
Датой фактического получения дохода для облагаемых НДФЛ суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, эту дату необходимо указать по строке 100 «Дата фактического получения дохода» формы 6-НДФЛ.
Датой удержания налога (строка 110) будет являться дата фактической выплаты дохода, из которой НДФЛ был удержан (п. 4 ст. 226 НК РФ). Важно иметь в виду, что эта дата не может быть раньше последнего числа месяца, ведь НДФЛ не может быть удержан, если доход не получен. А раз доход получен в последний день месяца, то и удержан НДФЛ может быть при ближайшей выплате дохода, произведенной в последний день месяца или позднее (Письмо ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).
Соответственно и перечислен НДФЛ со сверхнормативных суточных должен быть не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда НДФЛ с суточных был удержан.
Берется ли ндфл с суточных. Обложение ндфл командировочных расходов (зобова е.п.). Налоги и взносы
С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.
При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.
Итак, максимальный размер СР действующее законодательство не устанавливает. Однако чиновники определили некий лимит, при превышении которого суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (2018).
Статья 217 Налогового кодекса устанавливает, что сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами (2018). Также с сумм, превышающих лимит, придется удержать НДФЛ. Пределы установлены следующие:
- для поездок по России — 700 рублей в день;
- за зарубежных командировок — 2500 рублей в день.
Иными словами, если в учреждении установлены большие значения данного вида расходов, то сумма, превышающая лимит, подлежит налогообложению (НДФЛ и СВ). Отметим, что данный лимит действует только в части налогообложения. Фирма вправе установить СР больше, чем указано в ст. 217 НК РФ.
Определим на конкретном примере, облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами.
Примеров Иван Андреевич был командирован в город Москва на 10 календарных дней. На командировочные расходы было выделено 43 000 рублей, в том числе:
- 5000 руб. — на оплату проезда;
- 18 000 руб. — на аренду жилья (оплата гостиничного номера);
- 20 000 руб. — СР (2000 руб. в день, следовательно, суточные свыше 700 рублей, страховые взносы начислять придется).
Суммы, положенные на проезд и проживание, не облагаются налогами. А вот сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами. Делаем расчет:
- Определяем сумму превышения (2000 руб. – 700 руб.) × 10 дн. = 13 000 руб.
- Исчисляем НДФЛ: 13 000 × 13 % = 1690 руб.
- Определяем сумму СВ: 13 000 × 30,2 % (ОПС — 22 %, ОМС — 5,1 %, ВНиМ — 2,9 %, НС и ПЗ — 0,2 %) = 3926 руб.
Следовательно, на руки Примеров получит 41 310 (5000 + 18 000 + (20 000 – 1690)) рублей. А расходы компании составят 46 926 (43 000 + 3926) рублей.
Отметим, что однодневные командировки, суточные (страховые взносы) не являются исключением. С превышения все равно придется удержать НДФЛ и уплатить СВ в бюджет.
Суточные и налог на прибыль
В 2017 году при расчете налога на прибыль суточные нормировать не нужно. Списывать их компания вправе в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и иными нормативно-правовыми актами компании.
Командировочные расходы, в том числе суточные, учитывают в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных, включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (подп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ: пример
За июль 2016 года работнику начислена зарплата (включая средний заработок за время командировки) в размере 76 000 руб., в т.ч. НДФЛ 13 % — 9 880 руб. Аванс за июль был выплачен 15.07.2016 в размере 30 000 руб. 27.07.2016 работник представил авансовый отчет по командировке на территории РФ, где указаны суточные за 4 дня командировки в размере 4 000 руб. (4 дня * 1000 руб./день). 28.07.2016 авансовый отчет был утвержден генеральным директором. 05.08.2016 работнику выплачен остаток зарплаты за июль 2016 года с учетом удержания НДФЛ с зарплаты 9 880 руб., а также НДФЛ со сверхнормативных суточных 156 руб. ((4 000 руб. – 4 дня * 700 руб./день)*13%). Итоговая выплата составила 35 964 руб. (76 000 руб. – 30 000 руб. – 9 880 руб. – 156 руб.). НДФЛ был перечислен в бюджет по сроку (08.08.2016). Других выплат в отчетном периоде не было.
Раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года будет заполнен следующим образом:
Обращаем внимание, что показатели по зарплате и сверхнормативным суточным в Разделе 2 свернуты, поскольку все даты по строкам 100-120 Раздела 2 в отношении данных выплат совпали.
Командировочные расходы в 2019 году
Руководитель может направить работника в служебную поездку на определенный срок для выполнения важных для компании поручений. За дни командировки сотруднику выплачивается средний заработок, и компенсируются командировочные издержки. Согласно Трудовому Кодексу (ч. 1 ст. 168) к командировочным расходам, которые подлежат возмещению, относятся:
- суточные,
- оплата дороги,
- оплата жилья,
- другие траты, совершенные работником с согласия нанимателя.
Для зарубежной командировки список дополнен:
- оформление загранпаспорта,
- визовые и аэродромные сборы,
- сборы за транзит автомобиля,
- медстраховка,
- другие обязательные сборы и платежи.
Затраты на служебные поездки можно учитывать в целях налогообложения: они влияют на расчет базы налога на прибыль, НДФЛ, страховые взносы и т.д.
Налогообложение суточных сверх нормы
В 2021 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.
Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.
Для отображения величины командировочных сверх нормы в форме 6-НДФЛ нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.
Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки.
Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца.
Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Особенности уплаты страховых взносов
В 2020 году введено обязательное требование по начислению налогов на сверхнормированные суточные выплаты. 424 статья Налогового кодекса РФ определяет сроки оплаты и порядок начисления работникам компенсаций.
При получении сотрудником суточных сверх нормы утверждается авансовый отчёт. Это значит, что возмещения со стороны работодателя за расходы по командировке, которые превышают ограничения, относят к страхованию выплат за аналогичный календарный месяц, в который утверждается авансовый отчёт сотрудника.
Когда величина суточных находится в пределах установленной законом суммы, на них не нужно производить страховые отчисления. Выполнение требований законодательства по начислению командировочных позволит избежать претензий к компании со стороны Налоговой службы, ПФР и Фонда соцстрахования. Из дополнительных затрат сотрудника на его проживания в чужой местности, которые превысили нормативы, осуществляются страховые отчисления. Данное условие распространяется на командировки, продолжительность которых превышает 24 часа.
Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.
Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2021 году:
Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.
В марте 2021 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).
При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:
- не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
- облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.
Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.
Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты.
Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.
Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.
В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.
Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
- до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
- до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
- до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
- оформление виз и загранпаспорта
- консульские и аэропортовые сборы
- оплата въезда или транзита для автотранспорта
- оформление страхового медицинского полиса
- другие обязательные платежи