Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация в 2022 году: порядок, документы, проводки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.
Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии
С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.
Во время описи определяют:
- есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
- насколько корректно присвоены инвентарные номера;
- правильно ли ведется бухгалтерский учет;
- объемы недостач/излишков.
Что такое инвентаризация основных средств
Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.
Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.
Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.
Как оформить протокол, который составляется на заключительном заседании
После того как завершится инвентаризация и заполнятся все документы, собирается последний совет для подведения итогов. Руководителю приносят отчет о проделанной работе. Это не обязательный процесс, но протокол его ведения может стать реальным доказательством в суде, если будет подан иск о причинении ущерба предприятию.
В ходе встречи зачитываются все перемены, недостачи, излишки, слушаются пояснения МОЛ и мнения экспертов.
В заключении готовится документация, где вписывается:
- итоги выполненной процедуры;
- причины, по которым были указаны в бухучете неверные данные;
- заключения, которые приняла комиссия;
- предложения – как устранить все недостатки и исправить ошибки.
Подписывают его все присутствующие, затем его передают руководителю, чтобы он принял окончательное решение по всем неточностям и несоответствиям.
Инвентаризация имущества организации — процедура
Процедура проведения инвентаризационных мероприятий включает в себя следующие этапы:
- Предварительный. Этот этап включает в себя подготовительные действия, в число которых входят:
- оформление приказа на проведение инвентаризации;
- создание инвентаризационной комиссии;
- определение периодов осуществления инвентаризационных мероприятий и комплекса проверяемого имущества;
- сбор документации от материально ответственных сотрудников.
- Непосредственное осуществление инвентаризации имущества организации, заключающееся в измерениях проверяемых вещей, в том числе:
- взвешивании;
- обмеривании;
- подсчете.
- Сравнительный, в процессе которого происходит сверка показателей инвентаризационных описей со сведениями бухгалтерского учета. Сверка позволяет:
Кроме того, в рамках этого этапа составляются инвентаризационные описи.
- выявить расхождения и пересортицу;
- определить причины несоответствия данных.
- документирование результатов инвентаризационного мероприятия;
- приведение в соответствие с инвентаризационными итогами данных бухгалтерского учета;
- привлечение виновных к ответственности.
Правила инвентаризации ОС
Основной смысл инвентаризации заключается в определении реального наличия и состояния объекта, чтобы при необходимости скорректировать имеющиеся бухгалтерские данные. На это указывают правила проведения инвентаризации ОС (пр. № 49):
- Объект, не принятый к учету, а также в случаях, когда по нему указаны неверные данные, или данные отсутствуют, комиссия должна описать на месте верно и полно, включить все технические показатели и иные показатели по нему в опись. Пример: по зданиям указать материалы постройки, назначение, обмеры, площадь, этажность (за исключением подвальных помещений), дату постройки.
- К обнаруженным неучтенным объектам должна применяться рыночная оценка. Износ определяется по фактическому состоянию. Для постановки на учет таких объектов составляется соответствующий акт.
- При фактическом переоборудовании (расширении, реконструкции, восстановлении), в результате чего объект используется по другому назначению, в опись вносится обновленные сведения.
- Если комиссия установила, что на объекте производились капитальные работы: пристраивались помещения, достраивались этажи; или часть подверглась слому, ликвидировалась, обращают внимание, как объект отражен в бухучете. Если изменения не отражены, необходимо по данным первичной документации о работах скорректировать балансовую стоимость ОС. В описи приводятся данные об изменениях.
По общему правилу машины, оборудование, транспорт вносятся индивидуально, с указанием технических характеристик, изготовителя и других значимых данных. В некоторых случаях однотипный инвентарь, станки и инструменты, имеющие одинаковую стоимость и используемые в одном подразделении организации, учитываются в инвентарной карточке соответствующей формы группой. В описи они отражаются одной строкой с указанием фактического количества объектов.
Объекты, временно выбывшие с мест стоянки, используемые или находящиеся вне территории организации (например, железнодорожный подвижной состав, машины, машины в капремонте), необходимо инвентаризировать заранее, до выбытия. В то же время ОС, находящиеся в ремонте, целесообразно инвентаризировать с внесением данных в отдельную форму ИНВ-10 (акт). Комиссия осматривает объект в ремонте и сравнивает фактические затраты на ремонт с планируемыми. В акте отражаются данные об экономии или перерасходе, используемые в дальнейшем для анализа и выявления экономических резервов. Указывается процент технической готовности объекта.
Отдельные описи составляются на ОС:
- непригодные к использованию – полностью изношенные, испорченные (указывается причина непригодности);
- арендованные и на ответственном хранении (указываются реквизиты документов, подтверждающих аренду, ответственное хранение).
Выявлена недостача ОС
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
В бухгалтерском учете отражается:
- Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
- Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
- Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.
В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:
- Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
- Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
- Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
- Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
- Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.
Общий порядок проведения инвентаризации кассы
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Цель и задачи инвентаризации
Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.
В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:
- фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
- сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
- составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
- определение факторов, повлиявших на расхождение информации.
Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.
Учет недвижимого имущества в бюджетном учреждении
Ю.А. Пилюгина, эксперт «МЦФЭР Госфинансы»
Источник: Финансовый справочник бюджетной организации
Ранее учет полученного недвижимого имущества в течение времени оформления государственной регистрации прав на него должен был осуществляться на забалансовом счете 01. Приказом Минфина России от 29.08.2014 № 89н данная норма была исключена из положений Инструкции № 157н. Как правильно учитывать недвижимость, на которую оформлены акты приема-передачи, но отсутствуют свидетельства о регистрации права оперативного управления?
В пункте 36 Инструкции № 157н по-прежнему установлено жесткое правило: и принятие к учету, и выбытие из учета объектов недвижимости, права на которые подлежат государственной регистрации, осуществляются на основании первичных учетных документов с обязательным приложением документов, подтверждающих регистрацию.
Эта формулировка не допускает двоякого толкования – для постановки на балансовый учет объектов недвижимости у учреждения обязательно должно быть свидетельство о регистрации права оперативного управления (выписка из ЕГРП).
Включение данного положения в Инструкцию № 157н обусловлено следующими обстоятельствами:
- в отличие от движимого имущества, в отношении которого право оперативного управления возникает у учреждения с момента передачи объекта (п. 1 ст. 299 ГК РФ), право на недвижимое имущество возникает только с момента его государственной регистрации (п. 2 ст. 8.1, п. 1 ст. 131 ГК РФ);
- по смыслу положений п. 38 Инструкции № 157н на балансовых счетах организации госсектора может учитываться только имущество, которое принадлежит ей на праве оперативного управления (если иное прямо не предусмотрено Инструкцией № 157н).
Какой порядок проведения инвентаризации
В каждом бюджетном учреждении должно быть положение о проведении инвентаризации. Такое требование содержится в пункте 9в федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». Действующие на настоящий момент Методические указания, утвержденные Минфином в приказе от 13.06.1995 года № 49н, устарели. Например, в последние два года к целям проведения инвентаризации добавились:
- проверка на соответствие критериям признания активом;
- выявление сомнительной задолженности;
- выявление признаков обесценения;
- выявление изменений составных частей имущественного комплекса (в том числе неотделимых улучшений), произведенных арендатором.
В утвержденном руководителем порядке проведения инвентаризации должна быть учтена специфика бюджетного учреждения.
Ежегодная инвентаризация формирует у бухгалтера определенные знания. Чтобы проверить их, пройдите тест «Правда или заблуждение» сами и дайте пройти своим бухгалтерам. Благодаря ему вы не только проверите свои знания, но и выявите слабые места.
Особо ценное движимое имущество.
В отношении бюджетных учреждений федеральное законодательство о некоммерческих организациях определяет особо ценное движимое имущество как «движимое имущество, без которого осуществление БУ своей уставной деятельности будет существенно затруднено». Перечни такого имущества устанавливаются соответствующими органами, выполняющими функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, с учетом положений Постановления Правительства РФ № 538<.>
Например, для своих подведомственных учреждений Минздрав отнес к такому имуществу автомобили, балансовая стоимость которых превышает 200 тыс. руб.; медицинское и хирургическое оборудование, балансовая стоимость которого превышает 3 тыс. руб.; любое движимое имущество, балансовая стоимость которого равна или превышает 500 тыс. руб. В Пензенской области в сфере здравоохранения подход еще более жесткий – здесь к такому имуществу отнесены транспортные средства, компьютерная техника, машины и оборудование, оргтехника, балансовая стоимость которых за единицу превышает 3 тыс. руб., производственный и хозяйственный инвентарь, балансовая стоимость которого за единицу превышает 10 тыс. руб.
Отражение в бюджетном учете операции по оприходованию оборудования, не учтенного на балансе учреждения
Операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма, |
|
Дебет |
Кредит |
||
Оприходованы |
110134310 |
140110180 |
50 000 |
Пример 2. В ходе инвентаризации установлена недостача производственного инвентаря первоначальной стоимостью 60 000 руб. и суммой начисленной амортизации 10 000 руб. Руководством определено виновное лицо, с которого будет взыскиваться рыночная стоимость производственного инвентаря в размере 35 000 руб. Виновное лицо согласилось возместить ущерб добровольно. Отражение в бюджетном учете операций по списанию недостачи производственного инвентаря приведено в табл. 2.
Отражение в бюджетном учете недостачи продуктов питания
Операция |
Корреспонденция счетов |
Сумма, |
|
Дебет |
Кредит |
||
1. Отражена |
140120272 |
110532440 |
50 |
2. Отражена |
140110172 |
110532440 |
950 |
3. Отражена |
120974560 |
140110172 |
900 |
4. Сумма |
120134510 |
120974660 |
900 |
Правила проведения инвентаризации в бюджетном учреждении регламентируются действующим законодательством. Одним из основных требований к корректному проведению проверки казенного имущества является обязательное формирование состава комиссии. Приказом на инвентаризацию в бюджетном учреждении устанавливаются конкретные лица, которые будут входить в члены этой комиссии. В круг лиц, представленных к проведению проверки, входят исключительно сотрудники штата данного предприятия, но никак не сторонние лица в виде эксперт-оценщиков, работников государственных инспекций и так далее. Обязательными представителями комиссии являются главный и рядовой бухгалтер, а возглавляют ее руководитель и его заместитель. Важно заметить, что материально-ответственные лица не могут входить в состав проверяющих. Помимо членов проверяющей группы директором учреждения утверждаются в приказе конкретные сроки проведения проверки. По окончании инвентаризации имущества в бюджетном учреждении производится анализ недостач и излишков, выявляются виновные, производится административное взыскание с виновных лиц, если таковые имеются.
Не менее важным моментом в работе казенного предприятия является проверка кассы и хранящихся в ней денежных средств. Целью инвентаризации кассы в бюджетном учреждении является проверка реального учета на действующем участке кассовых операций, а также выявление соответствия информации в кассовых документах с фактической наличностью. Но в каких случаях проверка кассы является обязательной? Этому предшествуют следующие ситуации:
- передача казенного имущества в аренду или в собственность покупателя;
- канун составления годовой отчетности;
- смена МОЛ;
- выявление признаков кражи, хищения, порчи имущества;
- форс-мажорные ситуации;
- стихийные бедствия;
- аварии;
- чрезвычайные ситуации;
- ликвидация или реорганизация предприятия.
Перед проведением проверки все процессы по движению в кассе прекращаются, кассир предоставляет комиссии совокупность всех ПКО, РКО, денежных ведомостей. Будучи материально-ответственным лицом, он также подтверждает, что им сдана вся кассовая документация в бухгалтерию или самим членам комиссии, а также дает информацию о том, что все прибывшие средства оприходованы, а выбывшие – списаны. Затем наступает непосредственное проведение самой проверки, которая подразумевает обязательный пересчет всех наличных банкнот в кассе с их конкретным номиналом, а выявленная по итогу подсчета сумма сверяется с той, которая была указана кассиром в кассовой ведомости и остатках на конец периода. Если на предприятии присутствует контрольно-кассовая техника, проверка начинается со сверки чеков и вписанных в них сумм с данными в программе. Не обходят стороной и отсутствие перелимита в кассе – сумма на остатках не должна превышать граничного его значения. Нужно также заметить, что помарки, ошибки и вычерки в кассовых документах недопустимы. По окончании инвентаризации кассовых средств в двух экземплярах комиссией составляется акт инвентаризации. Один из них передается в бухгалтерию, другой остается у МОЛ в лице кассира.